Page 83 - 4-2appgoogle

77

3. ลงทะเบียนหนังสือส่ง Scan หนังสือ พร้อมจัดเก็บไฟล์ และเผยแพร่
โดยผ่าน Application Google

เมื่องานสารบรรณ ได้ด าเนินการตรวจสอบหนังสือส่งออก ซึ่งประกอบด้วยหนังสือภายนอก
และหนังสือภายใน พร้อมเสนอหัวหน้าหน่วยงาน พิจารณาเรียบร้อยแล้ว งานสารบรรณจึงด าเนินการ
ลงทะเบียนหนังสือส่ง เพื่อส่งออกไปยังหน่วยงานต่าง ๆ

การลงทะเบียนหนังสือส่ง หมายถึง การออกเลขโดยให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือส่ง
เรียงล าดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน มีขั้นตอนการปฏิบัติงานดังนี้
1. ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และส าเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับ

ทะเบียนหนังสือส่ง และวันเดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง ตามวันที่ลงทะเบียน
2. Scan หนังสือ
3. จัดเก็บไฟล์ และเผยแพร่ โดยผ่าน Application Google

1. ลงเลขที่ และวัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และส าเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับ
ทะเบียนหนังสือส่ง และวันเดือน ปี ในทะเบียนหนังสือส่ง ตามวันที่ลงทะเบียน มีรายละเอียดดังนี้
1.1 ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน
1.2 เลขทะเบียนหนังสือ ให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงล าดับ

ติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
1.3 ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะ และเลขประจ าส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าว ช่องนี้จะว่าง

1.4 ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
1.5 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือ
ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง
1.6 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือ

ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง
1.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง
ให้ลงสรุปเรื่องย่อ
1.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

1.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)

โดยคณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ได้น า
Application Google (Google sheets) มาช่วยสนับสนุนในการลงทะเบียนหนังสือส่ง

ี
Google sheets เป็นบริการออนไลน์ที่สามารถจัดเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพยงแค่มี
ิ
อเมล์ของ Gmail หรือภายใต้การใช้ @rmutp.ac.th และมีเชื่อมต่ออนเตอร์เน็ต เพราะ Google
ี
sheets เปรียบเสมือน Microsoft Office Excel ต่างกันเพียงต้องท างาน บนเว็บ และต้องเชื่อมต่อ