Page 82 - 7-10meeting
P. 82
๖๗
1.3 การจัดทำระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม เปรียบเสมือนหัวใจของการประชุม เพราะเป็นสิ่งสำคัญ
ก่อให้เกิดการประชุม เพื่อให้ได้มาซึ่งความคิดเห็น หรือข้อตกลงร่วมกัน เป็นอำนาจของประธานในทางปฏิบัติ
ิ
ื่
เลขานุการมักได้รับมอบอำนาจให้บรรจุเรื่องที่จะเสนอเพอพจารณาเข้าเป็นระเบียบวาระการประชุม และนำ
เรื่องที่บรรจุในวาระให้ประธานตรวจสอบความถูกต้องอกครั้ง ซึ่งหน่วยงานผู้เสนอวาระการประชุม หรือฝ่าย
ี
เลขานุการจะต้องสรุปเรื่องราวความเป็นมาของเรื่อง รวมทั้งประเด็นที่จะนำเสนอในแต่ละวาระการประชุม
เพื่ออำนวยความสะดวกต่อการพิจารณาของคณะกรรมการ และที่สำคัญ คือ จะเป็นฐานข้อมูลที่จะทำให้ที่
ประชุมพิจารณาได้อย่างรอบคอบ ถูกต้อง และรวดเร็ว การจัดทำเอกสารประกอบวาระการประชุมที่ดี
จะต้องกระชับ ชัดเจน และตรงประเด็น หากมีกฎ ระเบียบ พระราชบัญญัติ หรือมติที่เกี่ยวข้องจะต้อง
นำเสนอเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาด้วย
รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ตามคำอธิบาย รายงานการประชุมของระเบียบ
สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 1.9 อธิบายว่า ข้อความให้บันทึกข้อความที่
ประชุมโดยเริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติที่ประชุมหรือขอสรุปของที่ประชุมใน
้
แต่ละเรื่องประกอบด้วย มีระเบียบวาระต่าง ๆ ดังนี้
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ ผู้เสนอวาระนี้ส่วนใหญ่จะเป็น
ประธานแจ้งเรื่องต่าง ๆ ให้ที่ประชุมทราบ รวมทั้งเรื่องที่ฝ่ายเลขานุการจัดระเบียบวาระ เพื่อแจ้งที่ประชุม
ทราบ ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ต้องหาข้อยุติหรือการพิจารณาจากที่ประชุม เช่น การรายงานกิจกรรม หรือผลการ
ดำเนินงานของหน่วยงาน
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม เป็นการรับรองรายงานการประชุมครังที่
้
ผ่านมา ซึ่งควรจะต้องระบุว่าเป็นการรายงานการประชุมครั้งที่เท่าไร พร้อมทั้งวัน เดือน ปี ด้วย การรับรอง
รายงานการประชุมนั้น ปกติรายงานการประชุมจะแจกให้กรรมการหรือสมาชิกในที่ประชุมได้ทบทวน
ล่วงหน้า หากกรรมการหรือสมาชิกพบว่ามีสิ่งใดซึ่งมิได้เป็นไปตามข้อตกลงของที่ประชุมครั้งที่แล้ว ก็สามารถ
ทักท้วงเพื่อแก้ไขได้ แต่มิใช่การนำเรื่องที่ตกลงกันแล้วมาอภิปรายใหม่
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง/ เรื่องค้างพิจารณา วาระนี้จะเป็นเรื่องที่ที่ประชุมได้
มอบหมายให้ดำเนินการไว้ หรือให้ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม หรือเคยพิจารณามาก่อนแล้ว แต่ว่ายังมิได้ข้อยุติ ซึ่ง
จะต้องรายงานความคืบหน้าให้ที่ประชุมทราบ ประเด็นเสนอวาระจะเสนอได้ในสองประเด็นคือ เพื่อทราบ
หรือเพื่อพิจารณา (ในกรณีที่การพิจารณานั้นยังมิได้ข้อยุติ)
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา เป็นเรื่องที่ต้องการให้ที่ประชุมพิจารณา
เพื่อนำไปเป็นนโยบายและแนวทางในการปฏิบัติงานหรือเป็นไปตามอำนาจหรือหน้าที่ของคณะกรรมการชุด
นั้น ๆ การจัดทำเอกสารประกอบวาระนี้ ฝ่ายเลขานุการหรือหน่วยงานเจ้าของเรื่องผู้เสนอวาระ จะต้อง
ศึกษาเรื่องราวให้ละเอียดและสรุปความเป็นมาของเรื่องให้ชัดเจนและครอบคลุม เพื่อเป็นพื้นฐานในการ
พิจารณาที่ถูกต้อง
