Page 91 - 7-10meeting
P. 91
๗๖
1.4 การทำบันทึก/ หนังสือเชิญประชุม
การประชุมแต่ละครั้ง ผู้รับผิดชอบในการจัดประชุมมีหน้าที่ทำหนังสือเชิญประชุมเพื่อนัด
หมายคณะกรรมการ หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุม ในการเชิญประชุมจะทำบันทึกนัดหมาย ส่งไปยัง
บุคคลที่เกี่ยวข้องผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) สิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการก่อน
จัดทำหนังสือเชิญประชุม คือ การกำหนดวันประชุมและระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน
และตรวจสอบว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึง
ดำเนินการร่างหนังสือเชิญประชุม และใบตอบรับการเข้าร่วมประชุม รูปแบบของหนังสือเชิญ
ประชุม โดยทั่วไปหนังสือเชิญประชุมมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือติดต่อราชการซึ่งประกอบด้วย ส่วนต้น
ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้ายโครงสร้างของหนังสือเชิญประชุมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
1) ส่วนต้น ประกอบด้วย
- เรื่อง โดยทั่วไปมักใช้ว่า “ขอเชิญประชุม” หรือระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุมประเภทใด
- คำขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปใช้ว่า “เรียน...” ต่อท้ายด้วยชื่อบุคคล
หรือถ้าเป็นหนังสือที่ส่งถึงคนจำนวนมาก อาจใช้คำขึ้นต้นที่มีความหมายรวม ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ
- อ้างถึง อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยทั่วไปมักอ้างถึงเฉพาะจดหมายฉบับก่อน แต่ถ้ามีเรื่องอื่น
ที่จำเป็นต้องนำมาพิจารณาด้วย จึงอ้างถึงหนังสืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่มีก็ได้ โดยปกติมักเป็นระเบียบวาระการประชุม รายงานการ
ประชุมครั้งก่อน หรือเอกสารประกอบการประชุม ถ้ามีเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการจะต้องใส่หมายเลขกำกับทุกรายการ
2) ส่วนเนื้อเรื่อง ควรตรวจสอบข้อมูลในเนื้อหาว่าครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้
ใคร - ผู้เรียกประชุม
อะไร - ชื่อของการประชุม
เมื่อไหร่ - กำหนดวัน-เวลา
ที่ไหน - สถานที่
เหตุใด - จุดประสงค์
3) คำลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปมักใช้ว่า “ขอแสดง
ความนับถือ” ลายมือชื่อและตำแหน่งให้ลงลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้
ลายมือชื่อ และลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อด้วย เช่น เลขานุการ กรรมการ ประธานกรรมการ เป็นต้น
และสุดท้ายหรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นำเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่... มาด้วย เป็นต้น
ในกรณีที่ต้องการทราบจำนวนผู้เข้าประชุมที่แน่นอนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุมหรือระบุให้แจ้งความ
จำนงเข้าประชุมภายในวันเวลาที่กำหนดก็ได้ ในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจำอาจจัดทำเป็นแบบฟอร์มไว้
โดยเติมเฉพาะส่วนที่เป็นชื่อผู้เรียกประชุม ชื่อของการประชุม กำหนดวัน เวลา สถานที่ และจุดประสงค์ของ
การประชุมทำให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทำน้อยลงไม่ต้องร่างจดหมายใหม่ทุกครั้งที่มีการประชุม
