Page 5 - 4-2appgoogle

บทที่ 1

บทน ำ

ควำมเป็นมำและควำมส ำคัญ

งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท า
การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการท าลาย ซึ่งเป็นจุดเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานภายใน

คณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์ และระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร หรือระหว่าง
คณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์กับหน่วยงานภายนอก โดยมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
ได้ตระหนักถึงความส าคัญของงานสารบรรณเป็นอย่างมาก ดังนั้นในปี พ.ศ. 2553 ซึ่งในขณะนั้นยังคง
ิ
สถานะเป็นสถาบันวิทยาเขตราชมงคลศูนย์โชติเวช จึงได้น าระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส์
(e-Document) เข้ามาสนับสนุนการปฏิบัติงาน ควบคู่กับลงบันทึกในสมุดทะเบียนรับและทะเบียนส่ง

ื่
โดยเวียนแจ้งเอกสารเพอทราบและประชาสัมพนธ์ไปยังฝ่าย หรือส่วนงานต่าง ๆ แต่ในการปฏิบัติงาน
ั
ยังคงพบปัญหา เช่น เอกสารส่งผิดที่ การเดินทางของเอกสารยังเกิดความล่าช้า และบุคลากร
ไม่สามารถเข้าถึงระบบได้ เพราะยังขาดความรู้และทักษะในการใช้งาน อกทั้งครุภัณฑ์ทางด้าน
ี
คอมพวเตอร์ยังไม่เพยงพอต่อการปฏิบัติงาน ต่อมาในปีพ.ศ. 2555 มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล
ิ
ี
พระนคร ได้มีนโยบายให้หน่วยงานในสังกัดน าระบบสารสนเทศช่วยสนับสนุนในการขับเคลื่อนให้
มหาวิทยาลัยบรรลุเป้าหมายตามยุทธศาสตร์ในการเป็นมหาวิทยาลัยผู้น าด้านเทคโนโลยี ซึ่งคณะ
เทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์ ได้น านโยบายมาสู่การปฏิบัติ จึงได้ด าเนินการจัดฝึกอบรมให้แก่บุคลากร

ภายในคณะให้เกิดทักษะ สามารถเข้าถึงระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส์ (e-Document) และ
ิ
ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ตั้งแต่การลงทะเบียนหนังสือรับ หนังสือ การควบคุม และติดตาม
การเดินทางของเอกสาร รวมทั้งสามารถสืบค้นข้อมูล และบันทึก พร้อมจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็น
ื่
ระบบ เพอความสะดวกรวดเร็วและประหยัดทรัพยากร แทนการบันทึกในสมุดทะเบียนรับ ซึ่งในส่วน
ระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส์ (e-Document) สามารถใช้งานได้ดีขึ้นในระดับหนึ่ง แต่ท้ายที่สุดยัง
ิ
พบว่า การลงทะเบียนหนังสือส่ง เพื่อส่งออกไปยังหน่วยงานต่างๆ มีปัญหา ไม่คล่องตัว เช่น การเสนอ
ั
้
แฟมมีความล่าช้า ส่งผลให้วันที่ ที่ออกหนังสือ ไม่สัมพนธ์กัน รวมถึงมีความต้องการออกเลขก่อน
เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบต่าง ๆ เป็นต้น

คณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ได้เห็นถึง
ื่
ความส าคัญของปัญหาในการลงทะเบียนหนังสือส่ง เพอลดความเสี่ยงหรือความผิดพลาดในการ
ปฏิบัติงาน สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง งานสารบรรณ คณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร จึงได้แก้ไขปัญหาโดยการจัดท าระบบการลงทะเบียน
หนังสือส่งออนไลน์ บนระบบ Cloud computing แทน