Page 108 - 7-2emeeting
P. 108
99
ขั้นตอนการจัดทำรายงานการประชุมและส่งรายงานการประชุมในระบบ e-Meeting
เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยแต่ละครั้ง ฝ่ายเลขานุการ
และทีมผู้ช่วยเลขา โดยงานช่วยอำนวยการและประสานงาน จะต้องดำเนินการถอดเทปการประชุม
และจัดทำรายงานการประชุมเพื่อเสนอให้เลขานุการคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย
(รองอธิการบดีฝ่ายบริหารกิจการสภามหาวิทยาลัย) โดยผ่านผู้ช่วยเลขานุการ เพื่อพิจารณาและ
ตรวจสอบรายงานการประชุมที่งานช่วยอำนวยการและประสานงาน จัดทำเสนอ หลังจากที่มีการ
พิจารณาตรวจรายงานการประชุมว่าถูกต้องเรียบร้อยแล้ว โดยเลขานุการคณะกรรมการบริหาร
มหาวิทยาลัยเป็นผู้ลงนามเมื่อหนังสือรับรองรายงานการประชุมลงนามเสร็จเรียบร้อยแล้ว นำมาออก
เลขที่หนังสือที่สารบรรณกลาง ฝ่ายเลขานุการนำหนังสือรับรองรายงานการประชุมไป Scan เป็นไฟล์
pdf เพื่อดำเนินการจัดส่งให้คณะกรรมการผ่านระบบ e-Meeting โดยระบบจะทำการส่งไฟล์รายงาน
การประชุมไปใน e-mail ของคณะกรรมการที่เข้าร่วมประชุม ที่ได้ทำการลงทะเบียนไว้ในระบบ
สารสนเทศ (จะส่งให้เฉพาะ e-mail ภายใต้ @Rmutp.ac.th) ผู้เข้าร่วมจะต้องเช็ค e-mail เพื่อตอบ
รับการรับรองรายงานการประชุมว่าเห็นชอบรายงานการประชุม หรือมีการแก้ไขรายงานการประชุม
และแสดงความคิดเห็น ระบบจะให้ผู้เข้าร่วมกรอกสิ่งที่ต้องการแก้ไข และแสดงให้ผู้เกี่ยวข้อง
ดำเนินการแก้ไขรายงานการประชุมให้สมบูรณ์และมีความถูกต้อง ผ่านระบบ e-Meeting และทีม
ฝ่ายเลขานุการเข้าระบบ e-Meeting เพื่อเช็คคณะกรรมการที่เข้ามาตอบรับรายงานการประชุม
จะเห็นข้อความของคณะกรรมการว่ามีการแก้ไขรายงานการประชุม ฝ่ายเลขาก็จะดำเนินการแก้ไข
รายงานการประชุมของคณะกรรมการผ่านระบบ e-Meeting หลังจากนั้น จะดำเนินการส่งมติ
ให้หน่วยงานที่เสนอเรื่องหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ และดำเนินการตามมติที่ประชุม ส่งโดย
ระบบ e-document ให้กับหน่วยงาน การแก้ไขรายงานการประชุม คณะกรรมการตรวจและแก้ไข
รายงานการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถใช้งานได้ฝ่ายเลขานุการจะนำรายงานการประชุม
เพื่อนำเสนอการประชุมครั้งต่อไป มีขั้นตอนการส่งรายงานการประชุมคณะกรรมการทางระบบ
e-Meeting รายละเอียดดังรูปภาพที่ 46- ภาพที่ 50 ดังนี้
