Page 66 - 7-4edoc
P. 66
63
2. หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่ก าหนดไว้ในส่วนนี้
การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบ
การรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
การลงทะเบียนหนังสือส่งเรื่อง ทั่วไประบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่
- ขอเชิญเข้าร่วมประชุม
- ส่งรายชื่อบุคลากรเข้าร่วมอบรมสัมมนาเชิงปฏิบัติการโครงการต่าง ๆ
ุ
- ขอความอนุเคราะห์ปรับปรุงระบบก ากับติดตามคณภาพภายใน (IQA – CDS)
- ขอความอนุเคราะห์ใช้ห้องประชุม
- ขอส่งรายงานผลการด าเนินงานตามแผนต่าง ๆ
- ขอเปลี่ยนแปลงวัน เวลา และสถานที่
- แจ้งผลการประเมินการปฏิบัติราชการตามค ารับรองการปฏิบัติราชการ ประจ าปี
งบประมาณ พ.ศ. ....
- ขอเชิญเข้าร่วมพิธีเปิด–ปิดการตรวจประเมินคุณภาพภายใน ระดับมหาวิทยาลัย
์
ตามเกณฑ สกอ. ประจ าปีการศึกษา... และเข้ารับการสัมภาษณ์จากคณะกรรมการ
- ขอส่งค าสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการด าเนินการตรวจประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน
ระดับมหาวิทยาลัย ตามเกณฑ์ สกอ. ประจ าปีการศึกษา... ฯลฯ
แนวทางปฏิบัติ
1. ยกตัวอย่างที่ 2.1.3 งานสารบรรณได้รับหนังสือส่งเรื่อง ขอความอนุเคราะห์ปรับปรุงระบบ
ก ากับ ติดตามคุณภาพภายใน (IQA-CDS) งานสารบรรณตรวจทานความถูกต้องของแบบฟอร์ม
หนังสือส่งภายใน การสะกดค า การเว้นวรรค ออกเลขส่ง ลงวันที่ และลงบันทึกในสมุดทะเบียน
หนังสือส่ง
2. น าสมุดเสนอเซ็นน าเสนอผู้อ านวยการอนุมัติและลงนาม
3. งานสารบรรณน าสมุดเสนอเซ็นออกจากห้องผู้อ านวยการ และด าเนินการตามขั้นตอนการเข้าสู่
หน้าเว็บไซต์มหาวิทยาลัยฯ พิมพ http://www.rmutp.ac.th หน้าจอเข้าสู่ระบบสารบรรณ
์
อิเล็กทรอนิกส์
4. เจ้าหน้าที่สารบรรณด าเนินการสแกนหนังสือส่ง และบันทึกข้อมูลตามขั้นตอนในระบบ E-doc
5. ก่อนส่งหนังสือส่งคืนให้ฝ่ายงานเจ้าของเรื่อง งานสารบรรณจะลงบันทึกวัน เดือน ปี (มุมล่าง
ด้านซ้ายหนังสือส่ง) ด้วยดินสอ เพื่อเป็นการยืนยันวัน เดือน ปีการลงทะเบียนหนังสือส่ง
คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร