Page 74 - 4-1studentactivity
P. 74
68
4.2.4.4 การขอให้ออกหนังสือในนามคณะ (หนังสือติดต่อหน่วยงานภายนอก) ใน
โครงการที่ผู้จัดกิจกรรมประสงค์ขอให้คณะด าเนินการเรื่องเอกสารขอความอนุเคราะห์ความร่วมมือ
จากหน่วยงานภายนอก เช่น การขอลดหย่อนค่าโดยสารรถไฟ การขอใช้สถานที่ เป็นต้น ให้ผู้จัด
กิจกรรมด าเนินการ ดังนี้ สโมสรนักศึกษาท าหนังสือ เรียนถึงคณบดีคณะเทคโนโลยีคหกรรมศาสตร์
ขอความอนุเคราะห์ให้ออกในนามคณะ โดยระบุรายละเอยดให้ชัดเจน ว่าต้องการขอความอนุเคราะห์
ี
เรื่องใด มีเงื่อนไขค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หรือไม่ อย่างไร พร้อมทั้งระบุต าแหน่งของหัวหน้าหน่วยงาน และ
ชื่อหน่วยงานที่ขอความอนุเคราะห์ให้ถูกต้อง ทั้งนี้ ต้องแนบเอกสารที่ต้องใช้ เช่น โครงการที่ได้รับการ
อนุมัติก าหนดการ เป็นต้น สิ่งส าคัญที่สุดที่ผู้จัดโครงการต้องค านึงถึงในการขอให้ มหาวิทยาลัยออก
หนังสือถึงหน่วยงานภายนอก ดังแสดงในภาพที่ 17 มีดังนี้
1. ควรท าการตรวจสอบต าแหน่งหรือยศ ชื่อ – นามสกุล ของหัวหน้า
หน่วยงาน หรือต าแหน่งหน้าที่ และชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง ชัดเจน
2. สิ่งที่ต้องการขอความอนุเคราะห์ เช่น วิทยากร(ชื่อ – สกุล / สังกัด /
หัวข้อการบรรยาย/ เวลา / สถานที่) การขอลดหย่อนค่าที่พก (หน่วยงานที่ติดต่อ / ชื่อ – สกุล)
ั
ต าแหน่งหัวหน้าหน่วยงาน / จ านวนผู้เข้าพัก / วัน – เวลา / สถานที่ การขอลดหย่อนค่าโดยสารรถไฟ
(หน่วยงานที่ติดต่อ / ชื่อ – สกุล ต าแหน่งหัวหน้าหน่วยงาน / จ านวนผู้เดินทาง / ขบวนรถไฟ /
สถานที่ต้นทาง – ปลายทาง / วัน – เวลาออกเดินทาง / วัน – เวลาถึงปลายทาง) เป็นต้น หากเป็น
การเชิญบุคคลร่วมงาน เช่น พธีเปิด – พธีปิดโครงการ วิทยากร กรรมการตัดสิน ในการติดต่อ
ิ
ิ
ประสานงานควรถามเรื่องการเดินทาง หรือที่พัก ด้วย ทั้งนี้ มีสิ่งที่ต้องด าเนินการ เช่น
- ส่งแผนที่ หรือแผนผัง กรณีผู้รับเชิญไม่คุ้นเคยกับสถานที่นั้น ๆ
- กันพื้นที่จอดรถให้ในบริเวณที่ใกล้กับงานมากที่สุด (ประสานเรื่อ
ทะเบียนรถและประสานผู้ดุแลสถานที่ เช่น รปภ.ให้เรียบร้อยด้วย)
- ประสานงานรถของมหาวิทยาลัยในการรีบ – ส่ง (กรณีบุคคลที่เชิญมา
ร่วมงานไม่สะดวกในการเดินทางมาด้วยตนเอง)
- เตรียมห้องรับรอง (ส าหรับพักหรือเตรียมตัว กับผู้จัดโครงการ) /
เตรียมที่พัก (กรณีที่ต้องมีการค้างคืน)
- ควรขอหมายเลขโทรศัพท์ของเลขานุการ หรือผู้ติดตามไว้ เพื่อสามารถ
ตราจสอบการเดินทางหรือการขอข้อมูลเพิ่มเติม
3. เงื่อนไข (ถ้ามี) เช่น ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
4. ชื่อนักศึกษาผู้รับผิดชอบในการประสานงาน
หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรสารที่ใช้ติดต่อกลับ
5. แนบส าเนาโครงการและก าหนดการที่ได้รับอนุมัติไปด้วย
6. การส่งจดหมาย หากประสงค์ให้ทางคณะส่งให้ ขอให้แจ้งที่อยู่มาด้วย
