Page 106 - 7-10meeting

๙๑

วิธีการจดรายงานการประชุม

ขณะที่มีการประชุม เลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องมีหน้าที่จดบันทึก
รายละเอียดของการประชุม ซึ่งจะมีการบันทึกข้อมูลแบบใดนั้น ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมหรือความต้องการ

ของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใด การบันทึกการประชุมสามารถทำได้ 3 วิธี คือ

1) จดละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุม เป็นการจดทุกคำพูดของผู้เข้าร่วม
ประชุมทุกคนโดยจดว่าใครพูดอย่างไร คำต่อคำตามคำพูด และถ้ามีการแสดงกิริยาหรือกระทำการอย่างใด

แทนคำพูดก็จดการกระทำนั้นไว้ในวงเล็บด้วย เช่น จดว่า (ที่ประชุมปรบมือ) หรือ (แสดงแผนผังประกอบ
คำอธิบาย) และจะมีมติที่ประชุมด้วย การจดรายงานการประชุมวิธีนี้นิยมใช้ในการประชุมสภา สภา

ผู้แทนราษฎร หรือสภาท้องถิ่น
2) การจดย่อเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูดเฉพาะที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่มติของ

ที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พิจารณาเรื่องใด โดยมีประเด็นที่พิจารณา

อย่างไร มีผู้อภิปรายในประเด็นสำคัญอย่างไรบ้าง โดยจดย่อคำพูดเอาแต่ใจความ (ไม่จดทุกคำตามคำพูด)
และจดมติของที่ประชุมด้วย การจดรายงานประชุมวิธีนี้ นิยมใช้ในการประชุมสโมสร สมาคม บริษัท และ

การประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ที่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครเป็นผู้พูด และคำพูดนั้นมีความสำคัญต่อ

การประชุมหรือต่อการตัดสินใจของที่ประชุมด้วย
3) การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผลในการพิจารณาของที่

ประชุม และมติของที่ประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พจารณาเรื่องใด ซึ่งมีสาระสำคัญอย่างไร ที่ประชุมมี
ิ
ความเห็นหรือเหตุผลในการพิจารณาอย่างไร และมีมติอย่างไร ทั้งนี้โดยจดเป็นความเห็นหรือเหตุผลของที่

ประชุมเป็นส่วนรวม หรือเป็นฝ่ายๆ โดยไม่ระบุว่าใครพูดว่าอย่างไร การจดรายงานการประชุมวิธีนี้ นิยมใช้
ั
ิ
ในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ของทางราชการ ซึ่งประชุมกนเป็นประจำ มีเรื่องต้องพจารณามาก และ
ไม่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครพูดว่าอย่างไร

การจดรายงานการประชุมด้วยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด หรือให้ประธาน
ของเลขานุการของที่ประชุมปรึกษาหารือกันและกำหนด ซึ่งในส่วนของการจดรายงานการประชุมของกอง

วิเทศสัมพันธ์ สำนักงานอธิการบดี จะใช้วิธีการจดรายงานการประชุมแบบที่สอง คือ การจดย่อเรื่องที่

พิจารณา และย่อคำพูดเฉพาะที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่มติที่ประชุม
เทคนิคการจดรายงานการประชุม

1) ควรจดรายงานการประชุมเฉพาะใจความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องจดทุกคำพูดหากเป็น
การประชุมสำคัญๆ อาจต้องจดอย่างละเอียด จุดที่ผู้ประชุมเสนอให้พิจารณา แต่ไม่ต้องจดคำพูดที่อภิปราย

กันหรือความเห็นที่ผู้ประชุมเสนอทั้งหมด
2) ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายให้ผู้รับหรือข้อตกลงของที่ประชุม

เพื่อนำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่

ประชุม