Page 103 - 7-10meeting

๘๘

2. ขั้นตอนการดำเนินการประชุม

2.1 การจัดเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ สื่อโสตทัศณูปกรณ์
การเตรียมวัสดุ อุปกรณ์และเครื่องมืออำนวยความสะดวกต่าง ๆ ผู้จัดการประชุมต้อง

ุ
จัดเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ ให้พร้อม รวมถึงสื่อ โสต สาธารณูปกรณ์ทกอย่างให้ครบ เช่น
- เครื่องขยายเสียง ไมโครโฟน ลำโพง
- เครื่องฉายแผ่นทึบหรือเครื่องฉายแผ่นใส

- เครื่องมัลติมีเดียโปรแจคเตอร์ (LCD) เครื่องฉายภาพ ฉายสไลด์
ี
- เครื่องบันทึกเสียง บันทึกวดีโอ (ถ้าม)
- เครื่องคอมพิวเตอร์
ี
์
ิ
- เครื่องพมพ์ (ถ้ามความจำเป็นต้องพิมพเอกสารด่วน)
- กล้องถ่ายรูป
- เครื่องเขียน กระดาษ ปากกา ดินสอ ยางลม ไม้บรรทัด ที่เย็บกระดาษ
- อุปกรณ์อื่น ๆ ที่อำนวยความสะดวก ตามสถานการณ์และความเหมาะสม

2.2 จัดเตรียมอาหารว่าง และเครื่องดื่ม

เพื่อให้การบริหารการประชุมเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและเป็นการอำนวยความสะดวก
แก่ผู้เข้าร่วมประชุม ในกรณีทจัดประชุมเต็มวัน ผู้จัดประชุมจะต้องมีการจัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่ม
ี่
หรือหากคาบเกี่ยวกับมื้ออาหาร ก็ควรมีการเตรียมอาหารกลางวันให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
2.3 ดำเนินการประชุม

การดำเนินการประชุม จะเปิดการประชุมตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ในวาระการประชุม ซึ่ง
เมื่อใกล้ถึงเวลานัดหมาย ควรเชิญประธานการประชุมเพอเปิดประชุม
ื่

ุ
3. ขั้นตอนหลังการประชม
3.1 การจัดทำรายงานการประชุม

รายงานการประชุม ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ได้ให้

ความหมายว่า รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้อย่างเป็นทางการตามระเบียบสำนัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนังสือราชการไว้มี 6 ชนิด ซึ่งรายงานการ

ประชุมได้จัดเป็นหนังสือราชการชนิดที่ 6 คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานใน
ื่
ี่
ราชการ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นนอกจากทกล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอนใดซึ่งมิใช่ส่วน
ราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี
4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น

– หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน

เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ