Page 120 - 7-10meeting
P. 120
๑๐๔
บทที่ 5
้
ปัญหาอุปสรรค และขอเสนอแนะ
จากการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารงานจัดการประชุมของกองวิเทศสัมพันธ์นั้น
อุปสรรคและปัญหาในการดำเนินงานต่าง ๆ ตั้งแต่การเตรียมการก่อนประชุม การดำเนินการประชุม และ
การดำเนินการหลังประชุม ส่วนใหญ่มักเกิดจากสาเหตุแตกต่างกันไป ในการปฏิบัติงานส่วนใหญ่ใช้เวลากว่า
ครึ่งของเวลาทำงานทั้งหมดไปกับการประชุม เพราะการประชุมเป็นการทำงานอย่างหนึ่ง เป็นงานทาง
ความคิดต้องใช้แรงสมอง และมีผลให้เกิดความเหนื่อยล้าได้ทั้งแรงสมอง และแรงกาย จึงต้องประชุมให้
คุ้มค่า ซึ่งผู้เขียนได้สรุปปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน ดังนี้
1. ปัญหาอุปสรรค และแนวทางแก้ไข
ขั้นตอนการดำเนินงาน ปัญหา/อปสรรค แนวทางแก้ไข
ุ
การประสานประธานเพื่อกำหนด มีการประสานกับประธานในการ
วันประชุมล่าช้า ซึ่งประธานอาจจะ กำหนดวันประชุม ก่อนวันประชุม
มีคิวนัด หรือภารกิจอื่นแล้ว อย่างน้อย 10 วันขึ้นไป เพื่อให้ได้
วันที่ประธานสะดวก
การจัดเตรียมสถานที่ประชุมขาด ประสานผู้ดูและห้องประชุม และ
สิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น ตรวจเช็คอุปกรณ์ต่าง ๆ ก่อนมีการ
ระบบแสง เสียง ไม่มีมาตรการ ประชุม มีแผนสำรองกรณีเกิด
ป้องกันความขัดข้อง ความขัดข้องของอุปกรณ์
คอมพิวเตอร์
ก่อนการประชุม ปัญหาจากผู้เข้าประชุมไม่ ประสานกับประธานเพื่อเลือกผู้เข้า
เหมาะสมกับเรื่องที่ประชุม ผู้เข้า ประชุมที่เกี่ยวข้อง และตรงกับ
ประชุมขาดความรู้ความเข้าใจ ประเด็นที่จะประชุม โดยระบุใน
เกี่ยวกับการประชุม หนังสือเชิญประชุมว่ามี
กลุ่มเป้าหมายคือใคร
การจัดทำระเบียบวาระการประชุม จัดทำระเบียบวาระการประชุมให ้
ี
เหมาะสมกับเหตุการณ์ ไม่เห็น เหมาะสมกับเวลาการประชุม เรยง
ลำดับความสำคัญ และความ ตามลำดับความสำคัญ และความ
เร่งด่วน เร่งด่วน มีข้อมูลประกอบวาระตาม
สมควรแก่กรณี
