Page 40 - 7-10meeting
P. 40
๓๓
3.2 ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
ในการปฏิบัติงานตามคู่มือ เรื่องงานบริหารการประชุมของกองวิเทศสัมพันธ์ สำนักงาน
อธิการบดีเล่มนี้ มีข้อควรระวังในการปฏิบัติงานดังต่อไปนี้
ขั้นตอนการเตรียมการก่อนการประชุม ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
1. การประสานประธานเพื่อกำหนดวันเวลาในการ - การรับนโยบายกำหนดวันประชุม หากได้รับการ
จัดประชุม มอบหมายด้วยวาจา ให้จัดทำบันทึกเก็บไว้เป็น
หลักฐานเพื่อใช้เป็นเอกสารแนบในการจัดทำ
หนังสือเชิญ และหนังสือขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการ
ประชุม
- ตรวจสอบให้รอบครอบว่าแจ้งปฏิทินการประชุม
ให้กับประธาน เลขานุการ และผู้เข้าร่วมประชุมทุก
ท่านทราบ เพื่อจะได้บันทึกไว้ในตารางนัดหมายไว้
ล่วงหน้า โดยไม่ต้องซ้ำกับงานอื่น
2. การจองห้องประชุม และอุปกรณ์ - ประสานด้วยวาจากับฝ่ายจัดห้องประชุม เพอ
ื่
ตรวจสอบตารางว่างของห้องประชุม และ
ดำเนินการจองห้องประชุมในระบบจองห้องให้
เรียบร้อยก่อนการประชุมล่วงหน้า
3. การจัดทำเรียบวาระการประชุม - ประสานผู้เกี่ยวข้องในการเสนอวาระที่จะประชุม
และเสนอประธานพิจารณา หากเสนอวาระการ
ประชุมล่าช้าจะต้องเร่งจัดทำระเบียบวาระการ
ประชุม เพื่อแนบไปกับหนังสือขอเชิญประชุม และ
หนังสือขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการประชุม
- ควรจัดลำดับความในแต่ละวาระก่อน หลัง โดยดู
จากความสำคัญของเรื่องพิจารณาจากเรื่องด่วน
และเรื่องสำคัญก่อนเป็นอันดับแรก
4. การจัดทำหนังสือเชิญประชุม - การร่างหนังสือราชการแบบหนังสือราชการ
ภายใน การระบุชื่อส่วนราชการส่วนของหัว
กระดาษ ต้องเป็นส่วนราชการที่สอดคล้องกับ
ตำแหน่งของผู้ที่จะลงนามท้ายหนังสือฉบับนั้น
้
ส่วนที่ควรจดจำคือหนังสือภายใน บันทึกขอความ
ผู้ใดลงนาม ส่วนราชการของผู้นั้นจะอยู่ลำดับแรก
เช่น
