Page 41 - 7-10meeting
P. 41
๓๔
ขั้นตอนการเตรียมการก่อนการประชุม ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
4. การจัดทำหนังสือเชิญประชุม (ต่อ) 1.อธิการบดีเป็นผู้ลงนามในหนังสือ การระบุส่วน
ราชการในส่วนของหัวกระดาษ จะต้องขึ้นต้นด้วย
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ตามด้วย
หน่วยงานเจ้าของเรื่อง
2. ผู้อำนวยการกองเป็นผู้ลงนามในหนังสือ การ
ระบุส่วนราชการในส่วนของหัวกระดาษจะต้อง
ขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานนั้น เช่น ผู้อำนวยการกอง
วิเทศสัมพันธ์เป็นผู้ลงนามในหนังสือ ส่วนราชการ
หัวกระดาษให้ระบุว่า กองวิเทศสัมพันธ์
5. จัดเตรียมเอกสารประกอบวาระการประชุม - ควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบ
วาระการประชุมให้ถูกต้อง มีจำนวนเพียงพอกับ
ผู้เข้าร่วมประชุม
6. จัดเตรียมรายการอาหารว่างและเครื่องดื่มให้ - ควรจัดเตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่มให้เพียงพอ
ผู้เข้าร่วมประชุม กับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
- การจัดเมนูอาหารว่างควรเป็นเมนูที่ผู้เข้าร่วม
ประชุมทุกคนสามารถรับประทานได้
7. การยืมเงินทดรองราชการ - ควรจัดทำประมาณการค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม
ได้แก่ ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าอาหาร
กลางวัน ให้มีจำนวนเงินตรงกับจำนวนผู้เข้าร่วม
ประชุม และควรขออนุมัติยืมเงินทดรองราชการให้
เรียบร้อยก่อนการประชุม
ขั้นตอนการเตรียมการดำเนินการประชุม ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
1. ตรวจสอบความพร้อมของห้องประชุม - ต้องเตรียมความพร้อมของห้องประชุม อาทิเช่น
อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดประชุม เช่น คอมพิวเตอร์
เครื่องฉายฯ ไมโครโฟน ปลั๊กไฟ หากพบว่าอุปกรณ์
ในห้องประชุมชำรุด ต้องเร่งแจ้งเจ้าหน้าที่ดูแลห้อง
ประชุม และดำเนินการแก้ไขก่อนที่จะเริ่มประชุม
2. จัดวางเอกสาร ป้ายชื่อ - ตรวจสอบป้ายชื่อผู้เข้าร่วม และเรียงลำดับ
ตำแหน่งของผู้เข้าร่วมประชุมให้ถูกต้อง
3. การเตรียมไฟล์ข้อมูลประกอบเพื่อฉายขึ้น - ควรตรวจสอบไฟล์ที่จะใช้ให้เรียบร้อย นำลงใน
จอภาพ คอมพิวเตอร์ และทดลองเปิดไฟล์ว่าสามารถเปิดได้
ไม่มีปัญหา ก่อนเริ่มการประชุม
4. ต้อนรับ และลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุม - ดูแลการเซ็นชื่อผู้เข้าร่วมประชุมให้ตรงกับใน
ลงทะเบียน หากเป็นผู้เข้าร่วมที่มาแทน ควรให้
สะกดชื่อให้สามารถอ่านได้ เพื่อตอนสรุปรายงาน
การประชุมจะได้ไม่ผิดพลาด
