Page 42 - 7-10meeting
P. 42
๓๕
ขั้นตอนการเตรียมการดำเนินการประชุม ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
5. บริการอาหารสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม - ควรดูแลอาหารว่างและเครื่องดื่มให้กับผู้เข้าร่วม
ประชุมให้ครบตามจำนวนที่มาประชุม หากทานใด
่
ยังไม่ได้รับอาหารว่าง ควรรีบนำมาบริการ
6. การเชิญประธาน เมื่อครบองค์ประชุม - ควรตรวจสอบความพร้อมขององค์ประชุม และ
เรียนเชิญประธานก่อนเวลาเริ่ม เพื่อให้ประธานได้
เตรียมพร้อมในการเปิดประชุม
7. บันทึกเสียงและจดบันทึกการประชุม - ควรมีรูปแบบรายงานการประชุมให้ถูกต้อง โดยให้
ม
เน้นว่าจะต้องเป็นไปตา ร ะเบียบของสำนัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ข้อ 25
- ควรตรวจสอบเครื่องบันทึกเสียงว่ามีแบตเตอรี่
เพียงพอหรือไหม และทดสอบการใช้งานก่อนเริ่ม
บันทึกเสียงจริง
ขั้นตอนการดำเนินการหลังประชุม ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
1. การจัดทำรายงานการประชุม - ควรมีการถอดเทปการประชุมแบบทุกคำพูด แล้ว
จึงมาสรุปประเด็นสำคัญ
- การจัดทำรายงานการประชุมต้องใส่ชื่อผู้เข้าร่วม
ประชุม ผู้จดรายงานการประชุม ผู้ตรวจรายงาน
การประชุม และต้องตรวจสอบรายชื่อ ตำแหน่งให้
เรียบร้อย ถูกต้อง
- เมื่อดำเนินการจดรายงานการประชุมตามระเบียบ
วาระการประชุม เมื่อสิ้นสุดการประชุม ประธานจะ
กล่าวปิดประชุม ต้องจดเวลาเลิกประชุมลงไปด้วย
- การใช้คำย่อ ในการจดรายงานการประชุม
ครั้งแรกให้เขียนชื่อเต็มของคำนั้น และวงเล็บด้วย
คำย่อ จากนั้นในการอ้างถึงส่วนต่อไปจึงใช้คำย่อได้
- การพิมพ์คำศัพท์ภาษาอังกฤษ กรณีมีคำศัพท์
ภาษาอังกฤษ ให้พิมพ์ภาษาไทยก่อน ตามด้วย
วงเล็บภาษาอังกฤษ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและ
ชัดเจนมากขึ้น
2.การตรวจสอบรายงานการประชุม - ควรตรวจสอบรายงานการประชุมอย่างรอบคอบ
ผู้จดรายงานการประชุมควรรับฟังคำแนะนำการใช้
ถ้อยคำ สำนวน เพื่อแก้ไขรายงานได้อย่างถูกต้อง
