Page 8 - 7-10meeting

๓

เกินครึ่งหนึ่งของจำนวนสมาชิกทั้งหมดก็ถือว่าครบองค์ประชุม แต่ถ้ามีสมาชิกมาประชุมน้อยกว่าครึ่งหนึ่ง

ก็ถือว่าไม่ครบองค์ประชุม ประธานจะต้องยกเลิกการประชุมครั้งนั้น หรือนัดหมาย ครั้งใหม่

ระเบียบวาระการประชุม หมายถึง เรื่องที่นำมาปรึกษาหารือกันในที่ประชุมการจัด
เรียงลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะหยิบขึ้นมาประชุม โดยผู้จัดเรียงจะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการ

เลขานุการ และประธานเป็นผู้เห็นชอบว่าแต่ละระเบียบวาระมีเรื่องอะไรประชุมกันบ้าง และแต่ละวาระมี
รายละเอียดอย่างไร

มติที่ประชุม หมายถึง ข้อตกลงของที่ประชุมในญัตติต่าง ๆ การออกเสียงลงมติในเรื่อง

ต่าง ๆ ถือเสียงส่วนมากของที่ประชุม ถ้าทุกคนเห็นด้วย ก็เรียกว่ามติเป็นเอกฉัน การลงมติอาจเป็นการลงมติ
โดยเปิดเผย หรือเป็นความลับก็ได้ เมื่อที่ประชุมออกเสียงแล้วถือว่ามติที่ออกเสียงในที่ประชุมสามารถนำไป

ปฏิบัติต่อไปได้

รายงานการประชุม หมายถึง การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมและมติของที่ประชุม

ไว้เป็นหลักฐาน

หนังสือเชิญประชุม หมายถึง จดหมายที่ทางผู้จัดการประชุมส่งไปถึงผู้เข้าร่วมการประชุมนั้น

เลขานุการ หมายถึง ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม
พร้อมทั้งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ นอกจากนี้ต้องจัดทำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว เตรียมเอกสาร

อุปกรณ์และสถานที่ เตรียมข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ อ่านรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว อ่านระเบียบวาระ
การประชุม ส่งเอกสารแจ้งมติที่ประชุมให้กรรมทราบ รวมทั้งช่วยประสานงานในการติดตามผลการ

ปฏิบัติงานตามมติที่ประชุม

ผู้ช่วยเลขานุการ หมายถึง ผู้ทำหน้าที่ช่วยงานเลขานุการ

คณะกรรมการ หมายถึง กลุ่มของบุคคลซึ่งได้รับมอบหมายให้กระทำการบางอย่าง มี
เป้าหมายร่วมกัน และมีความสัมพนธ์ร่วมกนอย่างใดอย่างหนึ่ง คณะกรรมการเป็นกลุ่มที่เกิดจากการแต่งตั้ง
ั
ั
อย่างเป็นทางการ มีอำนาจหน้าที่หรือภาระที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน อาจได้รับการแต่งตั้งเป็นการถาวร
หรือเป็นหน่วยเฉพาะกิจก็ได้

จากบทนำผู้เขียนได้เห็นความสำคัญของการบริหารการประชุม ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญใน
การบริหารงาน การทำงานเป็นคณะ เป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของคนในองค์กรให้ตรงกัน จนได้

ข้อยุติเป็นที่ยอมรับร่วมกัน นำไปสู่การปฏิบัติตามมติของที่ประชุมต่อไป และวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือ

การปฏิบัติงานฉบับนี้ขึ้น ซึ่งจะก่อให้เกิดประโยชน์กับผู้อ่านที่ได้มาศึกษาและสามารถนำไปใช้ได้จริง ซึ่งจะทำ
ให้เห็นว่าบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบของกองวิเทศสัมพันธ์นั้น มีขอบเขตอย่างไรในบทต่อไป