Page 126 - 7-2emeeting
P. 126
117
ลำดับ ปัญหา/อุปสรรค แนวทางแก้ไขและพัฒนา ผลที่ได้รับ
ที่
คณะ หรือหน่วยงานเป็นระยะ ๆ
เพื่อรายงานให้คณะกรรมการ
บริหารมหาวิทยาลัย (กบม.)
รับทราบถึงความคืบหน้า
ของการดำเนินงาน
ื่
5.3 ข้อเสนอแนะเพอการพัฒนา
จากการปฏิบัติงานในการดำเนินงานการจัดประชุมคณะกรรมการบริหารงานมหาวิทยาลัย
ิ
(กบม.) ด้วยระบบอเล็กทรอนิกส์ e-Meeting ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร จัดทำ
ื่
ขึ้นเพอให้ผู้ปฏิบัติงานใช้เป็นแนวปฏิบัติในการดำเนินงานด้านการจัดประชุมคณะกรรมการบริหาร
มหาวิทยาลัย ด้วยระบบอเล็กทรอนิกส์ e-Meeting (กบม.) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล
ิ
พระนคร มีข้อเสนอแนะเพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาการปฏิบัติงาน ดังนี้
1. ผู้ปฏิบัติงานด้านการประชุมควรศึกษาระเบียบ เช่น ระเบียบงานสารบรรณ ระเบียบ
เกี่ยวกับการเบิกจ่ายค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม และข้อบังคับ หลักเกณฑ์ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
ตลอดจนการพฒนาระบบ e-Meeting ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะเป็นการประชุมที่ประหยัด
ั
ทรัพยากร เช่น สามารถลดคน ลดเวลา และลดกระดาษ ลดค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก
2. ควรจัดให้มีการฝึกอบรมผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการใช้ระบบ e-Meeting ในการจัดประชุม
3. ควรให้หน่วยงานที่เสนอวาระการประชุมให้ส่งเอกสารแนบ และตรวจสอบเอกสารแนบ
ก่อนทำการส่งวาระการประชุมที่นำมาให้เลขานุการให้ชัดเจนและถูกต้องกอนทำการส่งเอกสาร
่
4. หน่วยงานที่เสนอวาระการประชุมที่มีเอกสารแนบควรสำเนาเอกสารแนบมาให้ครบ
หน่วยงานปลายทางจะได้ไม่สิ้นเปลืองกระดาษ และช่วยในแง่ของการประหยัดทรัพยากร
5. ควรมีสัญลักษณ์แจ้งเตือนหรือข้อความใด ๆ ที่จะให้รู้ว่าเมื่อมีคณะกรรมการแก้ไขรายงาน
การประชุม
6. ควรมีการจัดทำหนังสือเวียนแจ้งหน่วยงานต่าง ๆ ให้ใช้ระบบการประชุมด้วยระบบ
e –Meeting เพอเป็นการประหยัด และลดขั้นตอนและลดจำนวนเจ้าหน้าที่ในการจัดทำวาระ
ื่
การประชุม ลดสถานที่ใช้ในการจัดเก็บแฟมวาระการประชุม เป็นระบบที่ใช้ในการค้นหาวาระการ
้
ประชุม รายงานการประชุมย้อนหลังได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
