Page 51 - 7-2emeeting
P. 51
42
3.2.3.5 วิธีการจดรายงานการประชุม
ขณะที่มีการประชุม เลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายต้องมีหน้าที่
จดบันทึกรายละเอียดของการประชุม ซึ่งจะมีการบันทึกข้อมูลแบบใดนั้น ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม
หรือความต้องการของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใด การบันทึก
การประชุมสามารถทำได้ 3 วิธี (ประวีณ ณ นคร 2542 : 112 – 114)
ู
1) จดละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติที่ประชุม เป็นการจดทุกคำพด
ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนโดยจดว่าใครพูดอย่างไรคำต่อคำตามคำพูด และถ้ามีการแสดงกิริยาหรือ
การกระทำอย่างใดแทนคำพูดก็จดแจ้งกิริยาหรือการกระทำนั้นไว้ในวงเล็บด้วย เช่น จดว่า
(ที่ประชุมปรบมือ) หรือ (แสดงแผนผังประกอบคำอธิบาย) และจดมติที่ประชุมด้วย การจดรายงาน
การประชุมวิธีนี้ นิยมใช้ในการประชุมสภา สภาผู้แทนราษฎร หรือสภาท้องถิ่น เป็นต้น
2) การจดย่อเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่
มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติของที่ประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พิจารณาเรื่องใด โดยมีประเด็น
ที่พิจารณาอย่างไร มีผู้อภิปรายในประเด็นสำคัญอย่างไรบ้าง โดยจดย่อคำพูดเอาแต่ใจความ (ไม่จด
ทุกคำตามคำพูด) และจดมติที่ประชุมด้วย การจดรายงานการประชุมวิธีนี้ นิยมใช้ในการประชุม
ู
สโมสร สมาคม บริษัท และการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ที่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครเป็นผู้พด
และคำพูดนั้นมีความสำคัญต่อการประชุมหรือต่อการตัดสินใจของที่ประชุมด้วย
3) การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผลในการ
พิจารณาของที่ประชุม และมติของที่ประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พิจารณาเรื่องใด ซึ่งมี
สาระสำคัญอย่างไร ที่ประชุมมีความเห็นหรือเหตุผลในการพิจารณาอย่างไร และมีมติอย่างไร ทั้งนี้
โดยจดเป็นความเห็นหรือเหตุผลของที่ประชุมเป็นส่วนรวม หรือเป็นฝ่าย ๆ โดยไม่ระบุว่าใครพูดว่า
อย่างไร การจดรายงานการประชุมนี้ นิยมใช้ในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ของทางราชการ
ซึ่งประชุมกันเป็นประจำ มีเรื่องต้องพิจารณามาก และไม่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครพูดว่าอย่างไร
การจดรายงานการประชุมนี้ นิยมใช้ในการประชุมคณะกรรมการต่าง ๆ ของทางราชการ
การจดรายงานการประชุมแบบจดละเอียดทุกคำพูด จะต้องใช้วิธีจดด้วย
มือ หรือใช้เครื่องบันทึกเสียงคำพูดของทุกคนในที่ประชุมไว้ แล้วนำมาแปลหรือถอดออกเป็นหนังสือ
และเขียนเป็นรายงานการประชุมอีกชั้นหนึ่ง ทั้งนี้ เพราะไม่สามารถจดเป็นหนังสือได้ทันตามคำพด
ู
ของผู้เข้าประชุม แต่ถึงแม้จะจดด้วยมือ หรือบันทึกเสียงไว้ ก็ยังไม่แน่ว่าจะได้ความชัดเจนทั้งหมด
ู
เพราะบางตอนเครื่องบันทึกเสียงอาจเสีย หรือบางตอนผู้พูดบางคนอาจไม่ได้บอกชื่อตนเองก่อนพด
ฉะนั้น จึงต้องมีผู้จดเป็นหนังสือธรรมดาร่วมอยู่ด้วย เพื่อจดชื่อผู้พูด และจดสาระสำคัญในการพูดไว้
สอบ และเครื่องบันทึกเสียงอีกส่วนหนึ่ง
