Page 52 - 7-2emeeting

43

ส่วนการจดรายงานการประชุมแบบจดย่อเรื่องและย่อคำพูด และแบบ
จดสรุปสาระสำคัญความเห็น และเหตุผลในการพิจารณา ผู้จดอาจจดเป็นหนังสือโดยสรุปความเท่าที่

จับใจความได้จากที่ประชุมก็ได้ โดยผู้จดจะต้องมีความสามารถพิเศษในการจับใจความ จึงจะจดได้
ถูกต้อง ครบถ้วนและทันการ หากผู้จดไม่มั่นใจว่าจะจดได้ถูกต้องครบถ้วนและทันการ ก็อาจใช้เครื่อง

บันทึกเสียงช่วยอีกส่วนหนึ่งก็ได้

3.2.3.6 การจัดทำรายงานการประชุม

รายงานการประชุม ตามพจนานุกรมยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ความหมายว่า
รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้อย่างเป็นทางการ

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 25

ให้ความหมายของคำว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่า การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้เข้าร่วม
ประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของ ฝ่ายเลขานุการ

ที่จะต้องรับผิดชอบในการจดบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะกรรมการที่ประชุม หรือการประชุม

ของคณะนั้น

2. ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มจาก 1 เรียงเป็นลำดับไปจน
สิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ

เช่น ครั้งที่ 1/2560 หรือจะลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ๆ

3. เมื่อ ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม โดยลงวันที่พร้อมกับตัวเลขของวันที่
ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2561

4. ณ ให้ลงชื่อสถานที่ที่ใช้ในการประชุม
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็น

คณะกรรมการที่มาเข้าร่วมประชุม ในกรณีที่ผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็น

ผู้แทนจากหน่วยงานใด และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด

6. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ไม่ได้มาประชุม
พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมครั้งนั้น ๆ ได้
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มาประชุม และ

หน่วยงานในสังกัด

8. เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มการประชุม
9. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าว

เปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อดังนี้

- เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ