Page 63 - 7-3eMeeting
P. 63
๔๕
๔.๒.๒ การเลือกและการจองห้องประชุม
หลักการเลือกห้องประชุม
ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายจะต้องเลือกห้องประชุมให้เหมาะสม
กับจำนวนผู้เข้าประชุม มีการจองห้องประชุมอย่างถูกต้องตามระบบก่อนการประชุม ควรมีประตู
ื่
ี
ทางเข้าออกเพยงทางเดียวเพอป้องกันการรบกวนขณะที่มีผู้เดินผ่าน และห้องประชุมควรเป็นห้องที่
ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้อย่างชัดเจน และที่สำคัญ
โต๊ะของเลขานุการหรือผู้จดรายงานการประชุมควรจะอยู่ในตำแหน่งที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุม
ได้ทั้งหมด และสะดวกในการเข้าออกห้องประชุม เพื่อรับส่งข่าวสารโดยไม่รบกวนที่ประชุม
การดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดีมหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ซึ่งมีคณะกรรมการตามคำสั่งจำนวนทั้งสิ้น ๑๔ คน ฝ่ายเลขานุการ
ิ
ต้องตรวจสอบห้องประชุมส่วนกลางของมหาวิทยาลัย โดยพจารณาจากความเหมาะสมกับจำนวน
ของคณะกรรมการ ควรเลือกห้องประชุมขนาดกลางของอาคารสำนักงานอธิการบดี มทร.พระนคร
(มีความจุ ๑๐ – ๒๐ คน) ได้แก ห้องประชุมบัวม่วง ๑ ชั้น ๔ และห้องประชุมอนทนิล ชั้น ๕ และต้อง
่
ิ
ไม่ปรากฎผู้ใช้งานในวันที่กำหนด จึงดำเนินการจองห้องประชุม ซึ่งมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล
พระนครมีนโยบายให้ทุกหน่วยงานที่ต้องการใช้ห้องประชุมกลางของมหาวิทยาลัยดำเนินการจองห้อง
ประชุมผ่านระบบจองห้องประชุมของมหาวิทยาลัย
การใช้งานระบบจองห้องประชุมของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
ี
การตรวจสอบการจองและรายละเอยดการจองทั้งหมด ผู้ปฏิบัติสามารถดำเนินการได้ทันทีเมื่อเข้า
ระบบจองห้องประชุม แต่หากต้องการจองห้องประชุมผู้ปฏิบัติจะต้องดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
๑) เข้าสู่ระบบด้วยการลงชื่อและรหัส (Username/Password) ซึ่งชื่อและ
รหัสเป็นข้อมูลชุดเดียวกับการลงชื่อและรหัสสำหรับใช้งานเครือข่ายอินเตอร์เน็ตของมหาวิทยาลัย
๒) เลือกเมนูจองห้อง ซึ่งเมนูจะอยู่ด้านบนฝั่งขวามือของระบบจองห้อง
ประชุม
๓) เลือกห้องประชุมที่ต้องการใช้จัดประชุมตามกำหนด วัน เวลา โดยต้อง
ไม่ปรากฎรายการจองในหน้าแรกของระบบ กล่าวคือ ยังไม่มีผู้จองห้องประชุมที่เลือกในวันและเวลาที่
่
กำหนดมากอน เทคนิคคอ การให้ได้มาซึ่งห้องประชุมสามารถดำเนินการได้หลายวิธี โดยที่นิยมปฏิบัติ
ื
คือ หากพบว่ามีหน่วยงานเอ จองห้องประชุมหมายเลข ๑ (สมมุติ) ที่ต้องการใช้งาน และเลขานุการ
พจารณาแล้วว่าเป็นการประชุมที่ไม่มีผู้ทรงคุณวุฒิจากภายนอก หรือมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
ิ
ใกล้เคียงกัน และสามารถเจรจาขอแลกห้องประชุมกับหน่วยงานเอได้ เพอขอให้ใช้ห้องประชุม
ื่
หมายเลข ๒ (สมมุติ) ที่เหมาะสมกับขนาดของการจัดประชุมของหน่วยงานเอ และยังไม่มีผู้ใช้งานใน
วันและเวลา
