Page 115 - 7-4edoc
P. 115
112
5. การท าลายเอกสาร
ขั นตอนการปฏิบัติงาน
ขั นตอนที่ 1 งานสารบรรณด าเนินการส ารวจเอกสารที่จะท าลายทั้งหมด (ภายใน 60 วัน
หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน)
ขั นตอนที่ 2 แจ้งผลการส ารวจเสนอหัวหน้าบริหารงานทั่วไปพิจารณาเอกสารรับ-ส่งทั่วไป
เพื่อขอท าลาย
ขั นตอนที่ 3 น าเสนอผู้อ านวยการ/หัวหน้าหน่วยงานพร้อมบัญชีหนังสือท าลายเอกสารเพอ
ื่
พิจารณาสั่งการ/อนุมัติ
3.1 กรณีเป็นหนังสือหรือเอกสารส าคัญส าหรับเป็นข้อมูลในการใช้อ้างอิง ขอ
สงวนเอกสาร (ขยายเวลาเก็บ)
3.2 เป็นหนังสือรับทั่วไปท าบันทึกข้อความขออนุมัติท าลายเอกสาร
ขั นตอนที่ 4 หลังจากงานสารบรรณตรวจสอบรายชื่อเอกสารที่ขอสงวนจัดท ารายละเอียด
ดังนี้ เขียนหมายเลข ระบุ พ.ศ. มัดและบรรจุกล่อง เอกสารที่เป็นหนังสือส าคัญใส่ตู้หนังสือส่วน
เอกสารรับ-ส่งทั่วไปที่เก็บไว้นานเกิน 5 ปี ด าเนินการขอท าลายเอกสารโดยวิธีการเข้าเครื่องย่อย
เอกสาร
คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
