Page 146 - 5-7meeting
P. 146
๑๑๘
๑1. ด าเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมและบันทึกรายงานการประชุม จัดเลี้ยง
ุ
ผู้เข้าร่วมประชม และอ านวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมประชุม
ก่อนที่ประธานจะเดินทางมาถึงที่ประชุม ฝ่ายเลขานุการต้องตรวจสอบว่ากรรมการท่านใด
ี
ยังมาไม่ถึงที่ประชุมให้โทรประสานการเข้าร่วมอกครั้งก่อนเริ่มการประชุม หรือหากมีการเสนอวาระ
เร่งด่วนฝ่ายเลขาจะต้องเร่งท าวาระให้เสร็จก่อนเริ่มประชุม เมื่อเริ่มต้นการประชุมผู้เกี่ยวข้องกับการ
ประชุมทุกฝ่ายต้องรู้บทบาทของตนเองว่าจะต้องปฏิบัติตัวอย่างไรระหว่างการประชุม โดยผู้เกี่ยวข้องแต่
ละฝ่ายต้องด าเนินการตามบทบาทตนเอง ดังนี้
การด าเนินบทบาทของการเป็นประธานในการประชุม
1. เป็นผู้น าการประชุม และด าเนินการประชุม ให้บรรลุวัตถุประสงค์ และควบคุมการประชุม
ให้เรียบร้อย
2. มีการสรุปมติการประชุมในเรื่องนั้น ๆ หลังจากผู้เข้าร่วมประชุม ได้ร่วมกันแสดงความ
คิดเห็น และมีความคิดเห็นไปในแนวทางเดียวกันในแนวทางใดแนวทางหนึ่ง
3. ต้องเป็นผู้ที่มีความยุติธรรมและวางตัวเป็นกลาง
ื่
4. ต้องเนินการประชุมตามระยะเวลาที่ก าหนด มีการเริ่มประชุมตรงเวลา เพอไม่ให้ผู้ที่มา
ประชุมตรงเวลาต้องเสียเวลารอผู้ที่มาประชุมช้า
5. ไม่ใช้ระยะเวลาในการประชุมนานเกินไป ซึ่งอาจท าให้ผู้เข้าประชุมเกิดเบื่อหน่ายและไม่มี
สมาธิ
6. ควรตัดบทส าหรับผู้ที่แสดงความคิดเห็นที่ยาวเกินขอบเขต และผู้ที่แสดงความคิดเห็นออก
นอกประเด็นการประชุม
7. กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น
8. หากมีการนัดหมายการประชุมในครั้งถัดไป ควรแจ้งให้ผู้ประชุมทราบก่อนปิดการประชุม
การด าเนินการตามบทบาทของผู้เข้าประชุม
1. เข้าประชุมตรงตามก าหนดเวลานัดหมายตามหนังสือเชิญประชุม และการแต่งกายต้อง
สุภาพเหมาะสมกับสถานที่
2. ผู้ที่เสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม จะต้องเป็นผู้บรรยายน าเสนอเรื่องที่ตนเองได้
น าเสนอไว้ต่อที่ประชุม ด้วยน้ าเสียงที่ชัดเจน ใช้ภาษาราชการในการน าเสนอ ไม่ใช้ภาษาพูด
3. ศึกษาระเบียบวาระการประชุมและเตรียมข้อมูลส าหรับการประชุมตามวาระต่าง ๆ และ
ในวันประชุมให้น าระเบียบวาระการประชุมที่ฝ่ายเลขาส่งไปให้น ามาในวันประชุมด้วย
4. ร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุมอย่างสุภาพ ไม่จาบจ้วง ไม่แสดงความคิดเห็นในเรื่อง
นอกประเด็นการประชุม
5. การเข้า ออกห้องประชุมต้องท าความเคารพประธานทุกครั้ง และไม่ควรเดินเข้า ออก
ห้องประชุมบ่อยครั้งจนเกินไป
