Page 141 - 5-7meeting
P. 141
๑๑๓
- หากเป็นการเชิญประชุมภายในหน่วยงานเดียวกันให้ใช้หนังสือราชการภายใน ตามระเบียบ
ส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ข้อ 12)
ส าหรับรายละเอียดในหนังสือเชิญประชุมจะแจ้งวัน เวลา สถานที่ ในการประชุม และหากทราบ
ระเบียบวาระการประชุมที่จะประชุมในครั้งนั้น ให้แจ้งไปในหนังสือเชิญประชุมด้วย เพื่อให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอต่อที่ประชุม จัดเตรียมข้อมูลเพื่อน าเสนอหรือชี้แจงต่อที่ประชุม
หนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปจะแจ้งว่าประธานการประชุม ต้องการนัดประชุม และจะระบุว่า
เป็นการประชุมครั้งที่ วัน เดือน ปี เวลา และสถานที่ประชุม พร้อมทั้งจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบ
วาระการประชุม และสุดท้ายย้ าให้ผู้เข้าประชุมไปประชุมตามวันเวลาที่ก าหนด และจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมทราบล่วงหน้าก่อนการประชุมประมาณ 1 – 2 สัปดาห์ หากการประชุมเป็นไปตามแผนที่ก าหนด
ไว้ การประชุมบางประเภทแม้มีการก าหนดแผนไว้แล้ว แต่ประธานเห็นสมควรให้มีการเลื่อนการประชุม
ก็อาจมีการก าหนดวันประชุมใหม่เป็นครั้ง ๆ ไป
การร่างหนังสือราชการที่มักใช้ในการประชุมสภามหาวิทยาลัย ทั้งรูปแบบหนังสือภายนอกและ
หนังสือภายใน มีดังนี้
หนังสือภายนอก กรณีเชิญกรรมการที่เป็นบุคคลภายนอกเข้าร่วมประชุม แจ้งเลื่อนการประชุม
และเชิญเป็นประธานการประชุม จะใช้รูปแบบหนังสือภายนอก และในการส่งหนังสือเชิญประชุม มักจะ
ิ
แนบเอกสารระเบียบวาระการประชุมไปให้พจารณาในครั้งเดียวกัน เพออานวยความสะดวกให้
ื่
คณะกรรมการให้ได้มากทสุด
ี่
กรณี การประชุมไม่สามารถด าเนินการประชุมได้ตามหนังสือเชิญประชุมที่ส่งไป จะต้องมีการ
เลื่อนการประชุม ดังนั้น ในการร่างหนังสือเชิญประชุมจะต้องอางถึงหนังสือฉบับเดิม หรือหากไม่ได้มี
้
หนังสือฉบับเดิมที่เคยติดต่อกัน ก็สามารถอ้างถึงแผนการประชุมประจ าปีที่ก าหนดไว้ได้ และแจ้งถึงสาเหตุ
ที่ไม่สามารถจัดประชุมได้ และแจ้งวัน เวลา สถานที่ ที่จะเลื่อนประชุม
-การจัดท าหนังสือเชิญเป็นประธานการประชุม (หนังสือภายนอก)
ในการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการจัดท าหนังสือเชิญเป็นประธานการประชุม โดยในหนังสือเชิญ
ประธาน จะต้องแจ้งชื่อการประชุม วัน เวลา สถานที่ประชุม พร้อมกล่าวสรุปการเชิญเป็นประธานการ
ประชุม
ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุม รูปแบบหนังสือภายนอก (ภาคผนวก 8-9 หน้า ๑87) ตัวอย่างหนังสือ
เลื่อนการประชุม รูปแบบหนังสือภายนอก (ภาคผนวก ๔-๒ หน้า ๑88) ตัวอย่างหนังสือเชิญเป็นประธาน
การประชุม รูปแบบหนังสือภายนอก (ภาคผนวก ๔-๓ หน้า ๑89)
หนังสือภายใน กรณีเชิญกรรมการที่เป็นบุคคลภายในเข้าร่วมประชุม แจ้งเลื่อนการประชุม และ
เชิญเป็นประธานการประชุม จะใช้รูปแบบหนังสือภายใน และในการส่งหนังสือเชิญประชุม มักจะแนบ
เอกสารระเบียบวาระการประชุมไปให้พิจารณาในครั้งเดียวกัน เพออ านวยความสะดวกให้คณะกรรมการ
ื่
ให้ได้มากที่สุด
