Page 68 - 7-2emeeting

59

3.3 ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน

ในการปฏิบัติงานการจัดประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) ด้วยระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร มีข้อควรระวังในการ

ปฏิบัติงาน ดังนี้

ตารางที่ 1 ตารางแสดงข้อควรระวังการปฏิบัติงานการจัดประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย

เรื่อง การดำเนินการ ข้อควรระวัง

1. การจัดเตรียม ฝ่ายเลขานุการ 1. เมื่อฝ่ายเลขานุการรับนโยบายจากผู้บริหาร และ
สถานที่ประชุม ดำเนินการจัดเตรียม กำหนดวันประชุมแล้ว ฝ่ายเลขานุการต้องดำเนินการ

สถานที่ประชุมและ จองห้องประชุมจากระบบการจองห้องประชุม online
ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ใช้ เพื่อป้องกันไม่ให้การจองห้องประชุมไปตรงกับการ

ในการประชุม ประชุมอื่น
ื่
2. ควรตรวจสอบอุปกรณ์ โปรเจตเตอร์ เครองเสียงที่ใช้
ภายในห้องประชุม ตรวจสอบพื้นที่บันทึกไพล์เสียง
แบตเตอรี่ ถ่านชาร์จของเครื่องบันทึกเสียง ให้เพียงพอ

สำหรับบันทึกเสียงตลอดการประชุม

2. การจัดทำหนังสือ เมื่อฝ่ายเลขานุการรับ ควรมีการจัดส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมระเบียบวาระ
เชิญประชุม นโยบายจากผู้บริหาร การประชุมให้คณะกรรมการ ล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
เพื่อกำหนดวันประชุม

ฝ่ายเลขานุการ
ดำเนินการจัดทำ

หนังสือเชิญประชุม

3. การจัดระเบียบ เมื่อฝ่ายเลขานุการรับ 1. ควรจัดระเบียบวาระการประชุมให้เหมาะสมกับ
วาระการประชุม วาระการประชุมจาก ระยะเวลาในการประชุม ซึ่งระยะเวลาการประชุมที่จะ

หน่วยงานที่เสนอวาระ ให้ได้ผลดี ควรใช้ระยะเวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง
การประชุม 2. ควรจัดลำดับความสำคัญของเรื่อง ว่าเรื่องใด

ดำเนินการจัดทำ(ร่าง) มาก่อนหลัง โดยพิจารณาจากเรื่องด่วนและสำคัญ
ระเบียบวาระการ ก่อนเป็นอันดับแรก

ประชุม 3. ควรจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น
ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับต่าง ๆ