Page 81 - 7-3eMeeting
P. 81
๖๓
การจัดเตรียมห้องประชุมให้มีความเหมาะสม ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมาย
ี้
จะต้องตรวจสอบวัสดุอปกรณ์ให้เรียบร้อยก่อนการประชุม เช่น โต๊ะ เก้าอ ความสะอาด แสงสว่าง
ุ
้
ไฟฟา เครื่องปรับอากาศ เครื่องเสียง ไมโครโฟน เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องฉายแผ่นทึบ โปรเจคเตอร์
ิ
ิ
สัญญาณอนเตอร์เน็ตไร้สาย และความพร้อมของระบบประชุมอเล็กทรอนิกส์ มทร.พระนคร
(e-Meeting)
สถานที่จัดประชุมเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้บรรยากาศในการประชุมสงบ
เรียบร้อย และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกผ่อนคลายและมีสมาธิในการประชุม ฝ่ายเลขานุการจึงควร
เตรียมสถานที่และอปกรณ์การประชุมให้มีความพร้อมใช้งาน ไม่มีอปกรณ์ชำรุด ดูแลความสะอาด
ุ
ุ
เรียบร้อยของสถานที่ อาทิเช่น อุณหภูมิของเครื่องปรับอากาศ การแสดงภาพของจอแสดงผลประจำที่
ประชุม
ุ
การเตรียมสถานที่และอปกรณ์สำหรับการประชุมการประชุมคณะกรรมการประจำ
ุ
สำนักงานอธิการบดี ฝ่ายเลขานุการดูแลความเรียบร้อยของสถานที่ และความพร้อมของอปกรณ์
ไม่ต้องจัดรูปแบบการประชุม เนื่องจากงานอาคารสถานที่ สังกัดกองกลาง ได้จัดรูปแบบโต๊ะประชุม
ภายในห้องประชุมส่วนกลางไว้อยู่แล้ว (รูปแบบตัวอกษรไอในภาษาองกฤษ) ดำเนินการล่วงหน้า
ั
ั
ก่อนการประชุมอย่างน้อย ๓๐ นาที หากพบความไม่เรียบร้อยของห้องประชุม ให้แจ้งงานอาคาร
สถานที่ สังกัดกองกลางเพื่อดำเนินการแก้ไขกอนการประชุม
่
๔.๒.๘ ขั้นตอนและวิธีการจดบันทึกการประชุม
๔.๒.๘.๑ ขั้นตอนการจดบันทึกการประชุม
ื่
การจดบันทึกการประชุมเพอจัดทำรายงานการประชุมนั้น เป็นหน้าที่
ุ
ของฝ่ายเลขานุการ ฝ่ายเลขานุการจะต้องตรวจสอบและเตรียมความพร้อมของอปกรณ์ที่จะใช้
ในการจดบันทึกการประชุม ได้แก่ คอมพวเตอร์ กระดาษ และเครื่องบันทึกเสียงให้เรียบร้อยและ
ิ
พร้อมใช้งาน เมื่อประธานการประชุมกล่าวเปิดประชุม ผู้จดบันทึกการประชุมเริ่มบันทึกเสียง และ
จดบันทึกการประชุม ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระ และเมื่อครบทุกวาระ ผู้จดบันทึก
การประชุมจดเวลาปิดประชุม และจัดทำรายงานการประชุม
เมื่อฝ่ายเลขานุการจัดทำรายงานการประชุมเรียบร้อย และเลขานุการ
ตรวจสอบแล้ว จึงส่งพมพเอกสารรายงานการประชุมเสนอประธานการประชุมพจารณา หากไม่มี
ิ
์
ิ
ิ
ิ่
การแก้ไขหรือการเพมข้อมูลประกอบวาระ ดำเนินการส่งให้คณะกรรมการพจารณารับรองรายงาน
การประชุม และเสนอที่ประชุมเพื่อรับรองรายงานการประชุมในที่ประชุมครั้งต่อไป
เมื่อรายงานการประชุมได้พจารณาผ่านที่ประชุมและได้รับการรับรองรายงาน
ิ
การประชุมดังกล่าวแล้ว ผู้รับผิดชอบเก็บเอกสารในแฟ้มการประชุมต่อไป
