Page 82 - 7-3eMeeting
P. 82
๖๔
๔.๒.๘.๒ วิธีการจดบันทึกการประชุม
ื่
เมื่อมีการประชุม ฝ่ายเลขานุการมีหน้าที่จดบันทึกการประชุม เพอจัดทำ
รายงานการประชุม ซึ่งสามารถดำเนินการจดบันทึกการประชุมได้ ๓ วิธี ดังนี้ (ประวีณ ณ นคร
๒๕๕๑ : ๑๖๒-๑๖๓)
ู
๑) จดบันทึกละเอียดทุกคำพดของกรรมการหรือผู้พูดทุกคน พร้อมด้วยมติ
ของที่ประชุม
๒) จดบันทึกย่อเรื่องที่พิจารณา ย่อคำพดที่เป็นใจความสำคัญของกรรมการ
ู
หรือผู้พูดทุกคน อันเป็นเหตุนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม
๓) จดบันทึกสรุปสาระสำคัญของเรื่อง ความเห็น เหตุผลในการพิจารณาและ
มติของที่ประชุม
การเลือกวิธีจดบันทึกการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ประธานและเลขานุการ
ของที่ประชุมปรึกษาหารือกัน ซึ่งการประชุมคณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ประธานการประชุมกำหนดให้เลขานุการใช้วิธีที่ ๒) และวิธีที่ ๓)
ิ
โดยพจารณาว่า หากการแสดงความเห็นของคณะกรรมการระหว่างการประชุมเป็นไปในทิศทาง
เดียวกันให้ใช้วิธีที่ ๓) และหากมีผู้เสนอความเห็นที่เป็นประเด็นสำคัญของวาระให้ใช้วิธีที่ ๒)
และเพื่อให้สามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ผู้จดบันทึกการประชุมควรใช้หลักการจับประเด็นเพื่อสรุปความจากเรื่องที่เสนอ ดังนี้
๑) เรื่องแจงทราบ ให้ใชเทคนิคจับประเด็นจากคำถาม ๕W๑H ดังนี้
(๑) Who ใคร (ในเรื่องนั้นมีใครบาง)
(๒) What ทําอะไร (แตละคนทําอะไร)
(๓) Where ที่ใด (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นอยูที่ใด)
(๔) When เมื่อใด (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นเกิดขึ้นเมื่อใด)
(๕) Why ทําไม (เหตุใดจึงไดทําสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณนั้น)
(๖) How อยางไร (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นทําเปนอยางไร)
ิ
๒) เรื่องที่เสนอ เช่น เพอพจารณา เสนอประเด็นปญหา เสนอผลกระทบ
ื่
ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ขอเสนอต่าง ๆ เป็นต้น ผูจดบันทึกการประชุมตองหาเจตนาของกรรมการ
หรือผูพูดวาต้องการอะไร โดยแบ่งประเภทของเจตนาการกล่าวในที่ประชุม ดังนี้
(๑) รายงาน (รายงานการปฏิบัติงาน ความคืบหนาของผลงาน /
รายงานปัญหาอุปสรรค)
(๒) แจง (การพูดแจ้งเพื่อทราบ ใช้เทคนิค ๕W๑H)
