Page 96 - 7-3eMeeting
P. 96
๗๘
ุ
กิจกรรม/ขั้นตอน ปัญหา/อปสรรค แนวทางแก้ไข ผลที่ได้รับ
๖. จดบันทึก ผู้ปฏิบัติงานแทนเลขานุการ หน่วยงานควรสนับสนุนให้ - รายงานการประชุมมี
ั
การประชุม ไม่สามารถจดบันทึกการ ฝ่ายเลขานุการพฒ นา คุณภาพ เช่น ใช้ภาษา
ประชุมได้ เนื่องจากขาด ทักษะหรือเข้ารับการอบรม ทางการ สรุปประเด็น
ความเข้าใจ ประสบการณ์ เกี่ยวกับเทคนิคการจด ครบถ้วน ถูกต้อง ชัดเจน
และไม่มีความรู้ในรูปแบบ บันทึกการประชุม เพอให้ เป็นต้น
ื่
การจดบันทึกการประชุมที่ เกิดความเข้าใจในรูปแบบ - หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ถูกต้อง การจดบันทึกการประชุม สามารถดำเนินการตาม
และสามารถนำมาปฏิบัติได้ มติที่ประชุมได้อย่างเป็น
อย่างถูกต้อง รูปธรรม
๕.๒ ข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนางาน
จากความรู้และประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานที่ได้ดำเนินการจัดการประชุม พร้อมทั้งได้รับ
มอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่จดบันทึกการประชุม และได้จัดทำคู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง การจัดประชุม
คณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี ด้วยระบบประชุมอเล็กทรอนิกส์ มทร.พระนคร
ิ
(e-Meeting) มีข้อเสนอแนะเพื่อเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินการจัดประชุม ดังนี้
ื่
๑. ประธานในการประชุมควรสรุปประเด็นทุกเรื่องในการประชุม เพอให้เกิดความเข้าใจที่
ตรงกัน และเป็นไปตามมติที่ประชุม และควรสรุปมติที่ประชุมในระเบียบวาระนั้น ๆ ด้วย
๒. ประธานการประชุมควรใช้ภาษาที่กระชับรัดกุม เปิดโอกาสให้สมาชิกได้เสนอความคิดเห็น
อย่างเสรีภายในขอบเขตที่เหมาะสม และรักษาเวลาในการประชุม
๓. เลขานุการการประชุมควรศึกษาข้อมูลรายงานการประชุมย้อนหลังที่เกี่ยวกับวาระการ
ประชุมในแต่ครั้ง เพื่อสามารถให้ข้อมูล / มติที่มอบหมายเดิม เมื่อมีการซักถาม
ื่
๔. เลขานุการการประชุมควรเตรียมเอกสารข้อมูลเพิ่มเติมเพอสนับสนุนข้อมูลในบางหัวข้อไว้
ื่
ล่วงหน้า หากประธานต้องการใช้เพื่อประกอบการอภิปราย จะได้มีข้อมูลเพอประกอบการอภิปรายได้
ทันที
๕. ควรมอบหมายให้บุคลากรที่มีความสามารถและทักษะเป็นผู้จดบันทึกการประชุม เพอ
ื่
ความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการจัดทำรายงานการประชุม
๖. หากจำเป็นต้องมีการยกเลิกการประชุม ควรแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า และส่ง
หนังสือแจ้งเลื่อนการประชุม
