Page 121 - 7-4edoc

118

5. สรุปขั นตอนการท าลายเอกสารที่พ้นระยะการใช้งานของส านักประกันคุณภาพ
ตามภาคผนวกที่1 ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หน้า 66-70

1. การส ารวจเอกสารที่จะท าลาย เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บเอกสาร ส ารวจเอกสาร
หากเห็นว่ามีเอกสารใดควรท าลายได้ ให้จัดท าบัญชีหนังสือขอท าลายตามแบบที่ 25 เสนอ
ื่
ผู้บังคับบัญชาระดับต้น การส ารวจเอกสารเพอจะท าลายนี้ควรท าอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ภายใน 60
ั
วัน หลังวันสิ้นปีปฏิทิน (มกราคม-กุมภาพนธ์) ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร-
บรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 66
2. จัดท าบัญชีหนังสือขอท าลาย บัญชีหนังสือขอท าลายให้จัดท าตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบ
ส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ในการจัดท าบัญชีอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ

ส าเนาคู่ฉบับ
3. แจ้งผลการส ารวจให้หัวหน้างานบริหารทั่วไปตรวจสอบบัญชีรายการเอกสารที่จะท าลาย
หากเห็นว่าบัญชีหนังสือขอท าลายนี้สมควรท าลายได้ มอบงานสารบรรณด าเนินการต่อไป

4. งานสารบรรณน าเสนอหัวหน้าบริหารงานทั่วไปและผู้อานวยการ พร้อมบัญชีหนังสือขอ
ท าลายเอกสาร เพื่อพิจารณาสั่งการ/อนุมัติ
5. งานสารบรรณตรวจสอบรายชื่อเอกสารที่ขอสงวนบางส่วน (ขยายเวลาเก็บ) จัดท า
รายละเอียด ดังนี้

- เขียนหมายเลข มัด/บรรจุกล่อง เอกสารที่เป็นหนังสือส าคัญจัดเรียงใส่ตู้หนังสือ
- เอกสารรับ-ส่งที่เก็บไว้นานเกิน 5 ปี ด าเนินการท าลายเอกสารโดยวิธีการเข้าเครื่อง
ย่อยเอกสาร

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร