Page 108 - 5-7meeting
P. 108
๙๐
ิ
ประชุม และในการท าหนังสือเชิญประชุม ให้พจารณาว่าต้องการเชิญบุคคลใดเข้าร่วมประชุม ก็ให้จัดท า
หนังสือเชิญประชุมให้เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ
- หากเป็นการเชิญประชุมภายในหน่วยงานเดียวกันให้ใช้หนังสือราชการภายใน ตามระเบียบ
ส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ข้อ 12)
ส าหรับรายละเอียดในหนังสือเชิญประชุมจะแจ้งวัน เวลา สถานที่ ในการประชุม และหากทราบ
ระเบียบวาระการประชุมที่จะประชุมในครั้งนั้น ให้แจ้งไปในหนังสือเชิญประชุมด้วย เพื่อให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอต่อที่ประชุม จัดเตรียมข้อมูลเพื่อน าเสนอหรือชี้แจงต่อที่ประชุม
หนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปจะแจ้งว่าประธานการประชุม ต้องการนัดประชุม และจะระบุว่า
เป็นการประชุมครั้งที่ วัน เดือน ปี เวลา และสถานที่ประชุม พร้อมทั้งจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบ
วาระการประชุม และสุดท้ายย้ าให้ผู้เข้าประชุมไปประชุมตามวันเวลาที่ก าหนด และจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมทราบล่วงหน้าก่อนการประชุมประมาณ 1 – 2 สัปดาห์ หากการประชุมเป็นไปตามแผนที่ก าหนด
ไว้ การประชุมบางประเภทแม้มีการก าหนดแผนไว้แล้ว แต่ประธานเห็นสมควรให้มีการเลื่อนการประชุม
ก็อาจมีการก าหนดวันประชุมใหม่เป็นครั้ง ๆ ไป
การร่างหนังสือราชการที่ใช้ในการประชุมผู้บริหารระดับสูง (CEO) จะใช้หนังสือรูปแบบหนังสือ
ภายใน
หนังสือภายใน ส่วนใหญ่จะมีการจัดท าใน 3 รูปแบบ ดังนี้
1. หนังสือเชิญประชุมและให้เสนอเรื่องต่อที่ประชุม พร้อมแจ้งระเบียบวาระการประชุมไปใน
เรื่องด้วย หรืออาจแยกระเบียบวาระการประชุมต่างหากออกไปจากเนื้อเรื่องก็ได้เช่นกัน การแจ้งระเบียบ
วาระการประชุมในหนังสือเชิญประชุมนี้เป็นการแจ้งในเบื้องต้น ในวันประชุมจะมีระเบียบวาระที่มีผู้เสนอ
ี
เรื่องเข้าระเบียบวาระเพิ่มเข้ามาอก
2. หนังสือเชิญประชุมและให้เสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม ที่ไม่ได้บรรจุระเบียบ
วาระการประชุมไว้ เนื่องจากไม่ทราบระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้า
3. หนังสือเชิญประชุมที่ส่งพร้อมรายงานการประชุมและให้รับรองรายงานการประชุม
พร้อมทั้งให้เสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม และให้รายงานผลการด าเนินการตามมติที่ประชุมจาก
ื่
การประชุมครั้งที่ผ่านมา เพอรายงานต่อที่ประชุมในการประชุมครั้งปัจจุบัน หนังสือประเภทนี้มักใช้ ใน
กรณีที่มีระยะเวลาการด าเนินการก่อนถึงวันประชุม มีระยะเวลากระชั้นชิด
-การจัดท าหนังสือเชิญเป็นประธานการประชุม (หนังสือภายใน)
ในการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการจัดท าหนังสือเชิญประธานการประชุม หากประธานไม่ว่าง
อาจมอบหมายให้ผู้ท าหน้าที่แทนประธานในการประชุมครั้งนั้น ๆ โดยในหนังสือเชิญประธานจะต้องแจ้ง
ชื่อการประชุม วัน เวลา สถานที่ประชุม พร้อมกล่าวสรุปการเชิญเป็นประธานการประชุม
กรณี การประชุมไม่สามารถด าเนินการได้ตามหนังสือเชิญประชุมที่ส่งไป จะต้องมีการเลื่อน
้
การประชุมออกไป ดังนั้น ในการร่างหนังสือเลื่อนการประชุมจะต้องอางถึงหนังสือฉบับเดิม และแจ้งถึง
