Page 113 - 5-7meeting
P. 113
๙๕
การด าเนินการตามบทบาทของผู้เข้าประชุม
1. เข้าประชุมตรงตามก าหนดเวลานัดหมายตามหนังสือเชิญประชุม และการแต่งกาย
ต้องสุภาพเหมาะสมกับสถานที่
2. ผู้ที่เสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม จะต้องเป็นผู้บรรยายน าเสนอเรื่องที่ตนเอง
ได้น าเสนอไว้ต่อที่ประชุม ด้วยน้ าเสียงที่ชัดเจน ใช้ภาษาราชการในการน าเสนอ ไม่ใช้ภาษาพูด
3. ศึกษาระเบียบวาระการประชุมและเตรียมข้อมูลส าหรับการประชุมตามวาระต่าง ๆ และ
ในวันประชุมให้น าระเบียบวาระการประชุมที่ฝ่ายเลขาส่งไปให้น ามาในวันประชุมด้วย
4. ร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุมอย่างสุภาพ ไม่จาบจ้วง ไม่แสดงความคิดเห็นในเรื่อง
นอกประเด็นการประชุม
5. การเข้า ออกห้องประชุมต้องท าความเคารพประธานทุกครั้ง และไม่ควรเดินเข้า ออก
ห้องประชุมบ่อยครั้งจนเกินไป
6. หากมีภารกิจที่ท าให้ไม่สามารถอยู่ประชุมได้จนถึงเวลาที่ก าหนดให้ขออนุญาตประธาน
ที่ประชุมก่อนด าเนินการประชุม
7. ไม่ควรน ามติที่ประชุมที่เป็นเรื่องลับออกไปเปิดเผยให้บุคคลภายนอกรับทราบ
8. เมื่อออกนอกห้องประชุมไม่ควรวิจารณ์ข้อคิดเห็นที่ได้มีการลงมติในที่ประชุมแล้ว
การด าเนินการบทบาทของฝ่ายเลขานุการ
๑. จัดเตรียมความพร้อมของเอกสารการประชุมเพื่อแจกผู้เข้าประชุม
2. ดูแล ความเรียบร้อยและความพร้อมของห้องประชุม
3. ต้อนรับผู้เข้าประชุม และดูแลให้ผู้เข้าประชุมลงทะเบียนในใบลงชื่อผู้เข้าประชุม และเมื่อ
ผู้เข้าประชุมครบแล้ว เรียนเชิญประธานการประชุมด าเนินการประชุม
4. ดูแลและอานวยความสะดวกแก่ผู้เข้าประชุมด้านอาหาร เครื่องดื่ม เอกสารการประชุม
และเรื่องอื่นตามที่ผู้เข้าประชุมต้องการ
5. บันทึกการประชุม จัดท ารายงานการประชุม แจ้งผู้เข้าประชุมและผู้เกี่ยวข้องทราบและ
พิจารณาด าเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง
6. จัดเก็บระเบียบวาระการประชุม เอกสารประกอบการประชุม รายงานการประชุม ไว้เป็น
ข้อมูลในการปฏิบัติงาน
การด าเนินการหลังการประชุม
1. ถอดเทปการประชุมและจัดท ารายงานการประชุม
2. เสนอรายงานการประชุมให้เลขาที่ประชุมตรวจทาน
3. แก้ไขรายงานการประชุม
4. เสนอผู้บริหารพิจารณารายงานการประชุมและลงนามในหนังสือ
5. ส่งรายงานการประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณาและรับรองรายงานการประชุมและด าเนินการ
ตามมติที่ประชุม ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
