Page 109 - 5-7meeting
P. 109
๙๑
สาเหตุการเลื่อนประชุมได้ และแจ้งวัน เวลา สถานที่ ที่จะประชุมครั้งต่อไป หรือแจ้งเลื่อนการประชุม
ออกไปโดยยังไม่ทราบว่าก าหนดการประชุมจะเป็นวันใด
-การจัดส่งหนังสือเชิญประชุม ส าหรับการประชุมผู้บริหารระดับสูง (CEO) มีดังนี้
- การจัดส่งหนังสือเชิญประชุมผู้บริหารระดับสูง (CEO) จะเสนอเรื่องให้ผู้บริหารทราบ
โดยเสนอผ่านระบบสารบรรณกองกลาง เพื่อจัดแฟ้มส่งให้เลขานุการของผู้บริหารแต่ละท่าน
ตัวอย่างการจัดส่งหนังสือเชิญประชุมผู้บริหารระดับสูง (CEO) (ภาคผนวก 5-๒ หน้า 214)
๔. การจัดท า (ร่าง) ระเบียบวาระการประชุม
การจัดท าระเบียบการประชุมฝ่ายเลขานุการรวบรวมเรื่องที่มีผู้น าเสนอเข้าที่ประชุม พิจารณา
สรุปประเด็นของเรื่องที่เสนอ และเอกสารประกอบให้ครบถ้วน หากไม่เรียบร้อยต้องประสานผู้เสนอเรื่อง
ิ่
เพอขอข้อมูลเพมเติม และในการจัดล าดับระเบียบวาระการประชุม จัดตามล าดับความส าคัญของเรื่อง
ื่
ื่
ที่ผ่านการพจารณาร่วมกับเลขานุการ เพอเป็นแนวทางปฏิบัติในการพจารณาเรียงล าดับความส าคัญของ
ิ
ิ
เรื่องทเสนอเป็นระเบียบวาระการประชุม
ี่
๕. เสนอผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบและพิจารณาระเบียบวาระการประชุม
ผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบระเบียบวาระการประชุม หากไม่เห็นชอบส่งฝ่ายเลขานุการแก้ไข
หากเห็นชอบฝ่ายเลขานุการด าเนินการขั้นตอนต่อไป
๖. จัดท าระเบียบวาระการประชุมและเตรียมน าเสนอ โดยใช้ Power point
เมื่อผู้ช่วยเลขานุการตรวจและเห็นชอบให้จัดท าระเบียบวาระการประชุมฝ่ายเลขานุการ
จึงด าเนินการจัดท ารูปเล่มระเบียบวาระการประชุม ทั้งนี้การจัดท าระเบียบวาระการประชุม จะด าเนินการ
เมื่อมีการส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมให้เสนอเรื่องเป็นระเบียบวาระการประชุม และหน่วยงานมีการ
เสนอเรื่อง ฝ่ายเลขานุการจะรวบรวมข้อมูลเพอจัดท าวาระการประชุม หรือหากฝ่ายเลขานุการมีระเบียบ
ื่
ิ่
วาระการประชุมที่จะต้องน าเข้าที่ประชุมก็สามารถด าเนินการได้เลย โดยอาจต้องมีการหาข้อมูลเพมเติม
หรือประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพอขอข้อมูลน ามาประกอบการจัดท าระเบียบวาระการประชุมนั้น ๆ
ื่
การจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ดีจะต้องกล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง ประเด็นที่จะน าเสนอ หากมี
ื่
ิ
หลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ เพอความสะดวกในการพจารณาของที่ประชุม และหากมี กฎ ระเบียบที่
ิ
ื่
เกี่ยวข้องให้น าเสนอเพอประกอบการพจารณาด้วย และสรุปในการน าเสนอว่าน าเสนอเพอทราบหรือเพื่อ
ื่
พจารณา อย่างไรก็ตามสาระส าคัญของเรื่องที่น าเสนอ ผู้ที่จะสรุปประเด็นของเรื่องได้ดีที่สุดคือผู้ที่เป็น
ิ
เจ้าของเรื่องที่น าเสนอต่อที่ประชุม โดยให้สรุปเรื่องที่ต้องการเสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม ตามแบบ
เสนอเรื่องเพอจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ส่งไปพร้อมหนังสือเชิญประชุมในส่วนของฝ่ายเลขานุการ
ื่
เมื่อจัดท าระเบียบวาระการประชุมแล้ว จะต้องจัดเตรียมข้อมูลน าเสนอในรูปแบบ Power point ต่อไป
