Page 139 - 5-7meeting
P. 139
๑๑๑
ขั้นตอนการจัดประชุมสภามหาวิทยาลัย
ขั้นตอนก่อนการประชุม
๑. รับนโยบายจากผู้บริหารเพื่อก าหนดวันประชุมและจัดท าปฏิทินประจ าเดือน
เลขานุการที่ประชุมหารือกับประธานการประชุม เพื่อก าหนดแผนการประชุมประจ าปี ซึ่งอาจ
ก าหนดเป็นเดือนละ 1 ครั้ง ก าหนดการประชุมสัปดาห์ที่ 3 ของเดือน ทั้งนี้อาจจะปรับเพิ่มหรือเลื่อนตามท ี่
ประธานจะก าหนดภายหลัง และน าไปจัดท าเป็นแผนปฏิบัติงานการประชุม ก าหนดวัน เวลา สถานที่จัด
ประชุม ก าหนดตัวบุคคลเข้าร่วมประชุม โดยฝ่ายเลขาจัดเตรียมข้อมูลรายละเอียดปฏิทินตารางก าหนดการ
ประชุมของปีที่ผ่านมาประกอบการพิจารณาตัดสินใจของประธาน และก่อนการก าหนด วัน เวลา การ
ประชุม ฝ่ายเลขานุการควรตรวจสอบว่าวันไหนที่ประธาน และบุคคลผู้เข้าร่วมประชุมว่างตรงกันมากที่สุด
โดยตรวจสอบวันว่างของประธาน และผู้เข้าประชุมตามล าดับ
ปฏิทินตารางก าหนดการประชุมสภามหาวิทยาลัย (ภาคผนวก ๒-๒ หน้า 182)
๒. การจองห้องประชุมและประสานการจัดเตรียมสถานที่
การประสานงานสถานที่จัดประชุม โดยประสานกับงานอาคารสถานที่และยานพาหนะ
กองกลาง เพอประสานการจองห้องประชุมและจัดเตรียมสถานที่ส าหรับการประชุม ซึ่งเป็นผู้ดูแล
ื่
ี
ห้องประชุมของมาหาวิทยาลัย ในอาคารส านักงานอธิการบดี และแจ้งรายละเอยดให้ผู้รับจองห้องประชุม
เพื่อบันทึกในตารางห้องประชุม ดังนี้
- ชื่อห้องประชุมที่ต้องการจะใช้ในการจัดประชุม
- วัน เวลา ที่จัดประชุม
- ชื่อของการประชุม
- ประธานการประชุม
- จ านวนผู้เข้าร่วมประชุม
- ชื่อผู้จองห้องประชุม หรือผู้ที่รับผิดชอบการประชุมนั้น
- แจ้งความประสงค์ของความต้องการใช้โสตทัศนูปกรณ์ สิ่งอ านวยความสะดวกต่าง ๆ
- แจ้งการจัดเลี้ยงอาหารว่าง อาหารกลางวัน
ุ
๓. การจัดท าหนังสือขอระเบียบวาระการประชม
ฝ่ายเลขานุการจัดท าหนังสือแจ้งหน่วยงานให้เสนอเรื่องเป็นระเบียบวาระการประชุมโดยเสนอ
ื่
ิ
ผู้อานวยการกองกลางลงนามในหนังสือ เพอเสนอเลขานุการที่ประชุมพจารณาลงนามในหนังสือเพอแจ้ง
ื่
หน่วยงานต่อไป
