Page 140 - 5-7meeting
P. 140
๑๑๒
๔. การจัดท า (ร่าง) ระเบียบวาระการประชุม
การจัดท าระเบียบการประชุมฝ่ายเลขานุการรวบรวมเรื่องที่มีผู้น าเสนอเข้าที่ประชุมพจารณา
ิ
ื่
สรุปเรื่องประเด็นที่เสนอ เอกสารประกอบให้ครบถ้วน หากไม่เรียบร้อยต้องประสานผู้เสนอเรื่อง เพอขอ
ิ
ข้อมูลเพมเติมและในการจัดเรียงวาระเรียงตามล าดับความส าคัญของเรื่องที่การพจารณาร่วมกับ
ิ่
เลขานุการเพอเป็นแนวทางปฏิบัติในการพจารณาเรียงล าดับความส าคัญของเรื่องที่น าน าเข้าวาระการ
ิ
ื่
ประชุม
๕. เสนอผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบและพิจารณาระเบียบวาระการประชุม
ผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบระเบียบวาระการประชุมหากไม่เห็นชอบส่งฝ่ายเลขานุการแก้ไข
หากเห็นชอบฝ่ายเลขานุการด าเนินการขั้นตอนต่อไป
๖. จัดท าระเบียบวาระการประชุม
เมื่อผู้ช่วยเลขานุการตรวจและเห็นชอบให้จัดท าระเบียบวาระการประชุมฝ่ายเลขานุการ
จึงด าเนินการจัดท ารูปเล่มระเบียบวาระการประชุมโดยการจัดท าระเบียบวาระการประชุม จะด าเนินการ
ื่
เมื่อหน่วยงานมีการเสนอเรื่อง เข้าระเบียบวาระการประชุม จะรวบรวมข้อมูลเพอจัดท าวาระการประชุม
หรือหากฝ่ายเลขานุการมีระเบียบวาระการประชุมที่จะต้องน าเข้าที่ประชุมก็สามารถด าเนินการได้เลย โดย
อาจต้องมีการหาข้อมูลเพมเติมเพอประกอบวาระการประชุม หรือประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพอขอ
ื่
ิ่
ื่
ข้อมูลเพิ่มเติมน ามาประกอบระเบียบวาระการประชุมนั้น ๆ การจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ดีจะต้อง
ื่
กล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง ประเด็นที่จะน าเสนอ หากมีหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ เพอความสะดวกใน
ิ
ื่
การพจารณาของที่ประชุม และหากมี กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องให้น าเสนอเพอประกอบการพจารณาด้วย
ิ
และสรุปในการน าเสนอว่าน าเสนอเพอทราบหรือเพอพจารณา อย่างไรก็ตามสาระส าคัญของเรื่องที่
ื่
ื่
ิ
น าเสนอ ผู้ที่จะสรุปประเด็นของเรื่องได้ดีที่สุดคือผู้ที่เป็นเจ้าของเรื่องที่น าเสนอต่อที่ประชุม โดยการสรุป
ื่
เรื่องที่ต้องการเสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม ตามแบบเสนอเรื่องเพอจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่
ส่งไปพร้อมหนังสือเชิญประชุม
7. จัดท าหนังสือเชิญประชุม
การจัดท าหนังสือเชิญประชุมฝ่ายเลขานุการด าเนินการจัดท าหนังสือเชิญประชุม เสนอ
ผู้อานวยการกองกลางลงนามในหนังสือเสนอเลขานุการที่ประชุม พจารณาลงนามในหนังสือเชิญประชุม
ิ
ิ
และในการร่างท าหนังสือเชิญประชุม ให้พจารณาว่าต้องการเชิญบุคคลใดเข้าร่วมประชุม ก็ให้จัดท า
หนังสือเชิญประชุมให้เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ ดังนี้
- หากเป็นการเชิญบุคคลภายนอกหรือต่างหน่วยงานเข้าประชุมให้ใช้หนังสือราชการภายนอก
้
ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ขอ 11)
