Page 173 - 5-7meeting
P. 173
๑๓๕
ขั้นตอนการจัดประชุม คณบดี ผู้อ านวยการ สถาบัน ส านัก
ขั้นตอนก่อนการประชุม
๑. รับนโยบายจากผู้บริหารเพื่อก าหนดวันประชุมและจัดท าปฏิทินประจ าเดือน
ื่
เลขานุการที่ประชุมหารือกับประธานการประชุม เพอก าหนดแผนการประชุมประจ าปี ซึ่งจะ
ิ่
ก าหนดเป็นเดือนละ 1 ครั้ง ก าหนดการประชุมสัปดาห์ที่ 3 ของเดือน ทั้งนี้อาจจะปรับเพมหรือเลื่อน
ตามที่ประธานจะก าหนดภายหลัง และน าไปจัดท าเป็นแผนปฏิบัติงานการประชุม ก าหนดวัน เวลา
สถานที่จัดประชุม ก าหนดตัวบุคคลเข้าร่วมประชุม โดยฝ่ายเลขาจัดเตรียมข้อมูลรายละเอียดปฏิทินตาราง
ก าหนดการประชุมของปีที่ผ่านมาประกอบการพจารณาตัดสินใจของประธาน และก่อนการก าหนด
ิ
วัน เวลา การประชุม ฝ่ายเลขานุการควรตรวจสอบว่าวันไหนที่ประธาน และบุคคลผู้เข้าร่วมประชุมว่าง
ตรงกันมากที่สุด โดยตรวจสอบวันว่างของประธาน และผู้เข้าประชุมตามล าดับ
ปฏิทินตารางก าหนดการประชุมคณบดี ผู้อ านวยการ สถาบัน ส านัก (ภาคผนวก ๒-๓ หน้า 183.)
๒. การจองห้องประชุมและประสานการจัดเตรียมสถานที่
การประสานงานสถานที่จัดประชุม โดยประสานกับงานอาคารสถานที่และยานพาหนะ
กองกลาง ซึ่งเป็นผู้ดูแลห้องประชุมของมาหาวิทยาลัย ในอาคารส านักงานอธิการบดี เพื่อประสานการจอง
ี
ห้องประชุม และจัดเตรียมสถานที่ส าหรับการประชุม และแจ้งรายละเอยดให้ผู้รับจองห้องประชุม
เพื่อบันทึกในตารางห้องประชุม ดังนี้
- ชื่อห้องประชุมที่ต้องการจะใช้ในการจัดประชุม
- วัน เวลา ที่จัดประชุม
- ชื่อของการประชุม
- ประธานการประชุม
- จ านวนผู้เข้าร่วมประชุม
- ชื่อผู้จองห้องประชุม หรือผู้ที่รับผิดชอบการประชุมนั้น
- แจ้งความประสงค์ของความต้องการใช้โสตทัศนูปกรณ์ สิ่งอ านวยความสะดวกต่าง ๆ
- แจ้งการจัดเลี้ยงอาหารว่าง อาหารกลางวัน
ตัวอย่างแบบฟอร์มการจองห้องประชุม (ภาคผนวก ๓-๑ หน้า 185)
๓. การจัดท าหนังสือเชิญประชุมขอระเบียบวาระการประชุม
สิ่งส าคัญที่จะต้องด าเนินการหลังจากการจองห้องประชุมแล้ว คือการจัดท าหนังสือเชิญ
ประชุม ก่อนจัดท าหนังสือเชิญประชุมต้องประสานเป็นการภายในว่าผู้ที่จะเชิญประชุมว่างหรือไม่ แล้วจึง
ด าเนินการจัดท าร่างหนังสือเชิญประชุม และขอเชิญเสนอเรื่องเป็นระเบียบวาระการประชุม
ิ
เสนอผู้อานวยการกองกลางลงนามในหนังสือเพอเสนอเลขานุการ ที่ประชุม พจารณาลงนามในหนังสือ
ื่
