Page 176 - 5-7meeting
P. 176
๑๓๘
๖. จัดท าระเบียบวาระการประชุมและเตรียมน าเสนอ โดยใช้ Power point หรือระบบ
e-Meeting
เมื่อผู้ช่วยเลขานุการตรวจและเห็นชอบให้จัดท าระเบียบวาระการประชุมฝ่ายเลขานุการ
จึงด าเนินการจัดท ารูปเล่มระเบียบวาระการประชุมโดยการจัดท าระเบียบวาระการประชุม จะด าเนินการ
เมื่อมีการส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมเชิญเสนอเรื่องเข้าวาระการประชุมและหน่วยงานมีการเสนอเรื่องเข้า
ื่
ระเบียบวาระการประชุม จะรวบรวมข้อมูลเพอจัดท าวาระการประชุม หรือหากฝ่ายเลขานุการมีระเบียบ
ิ่
วาระการประชุมที่จะต้องน าเข้าที่ประชุมก็สามารถด าเนินการได้เลย โดยอาจต้องมีการหาข้อมูลเพมเติม
ื่
ิ่
เพอประกอบวาระการประชุม หรือประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพอขอข้อมูลเพมเติมน ามาประกอบ
ื่
ระเบียบวาระการประชุมนั้น ๆ การจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ดีจะต้องกล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง
ประเด็นที่จะน าเสนอ หากมีหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อความสะดวกในการพิจารณาของที่ประชุม และ
ิ
ื่
หากมี กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องให้น าเสนอเพอประกอบการพจารณาด้วย และสรุปในการน าเสนอว่า
ื่
ิ
น าเสนอเพอทราบหรือเพอพจารณา อย่างไรก็ตามสาระส าคัญของเรื่องที่น าเสนอ ผู้ที่จะสรุปประเด็นของ
ื่
เรื่องได้ดีที่สุดคือผู้ที่เป็นเจ้าของเรื่องที่น าเสนอต่อที่ประชุม โดยการสรุปเรื่องที่ต้องการเสนอเข้าระเบียบ
วาระการประชุม ตามแบบเสนอเรื่องเพอจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ส่งไปพร้อมหนังสือเชิญประชุม
ื่
เมื่อจัดท าระเบียบวาระการประชุมแล้ว จะต้องจัดเตรียมข้อมูลน าเสนอในรูปแบบ Power Point ในการ
ประชุมบางประเภทที่ไม่ได้ใช้ระบบ e – Meeting และต้องจัดท าเล่มระเบียบวาระการประชุมส าหรับ
ผู้เข้าประชุมทุกท่านล่วงหน้าก่อนการประชุมด้วย ส าหรับการประชุมที่ใช้ระบบ e – Meeting จะน าข้อมูล
การน าเสนอเข้าระบบ e – Meeting โดยไม่ต้องจัดท าเอกสารส าหรับผู้เข้าร่วมประชุม โดยผู้เข้าร่วม
ประชุมสามารถศึกษาระเบียบวาระการประชุม ได้จากระบบ e – Meeting โดยฝ่ายเลขานุการจะน าข้อมูล
ใส่ในระบบ e – Meeting ล่วงหน้าก่อนการประชุม เพอให้ผู้เข้าประชุมได้ศึกษาล่วงหน้าและเตรียมความ
ื่
พร้อมก่อนการเข้าประชุม
ื่
ตัวอย่างแบบเสนอเรื่องเพอจัดท าระเบียบวาระการประชุม (ภาคผนวก 6-๑ หน้า 217)
ตัวอย่างการเสนอเรื่องเพอจัดท าระเบียบวาระการประชุม (ภาคผนวก 6-๒ หน้า 218)
ื่
ตัวอย่างรูปแบบการเขียนวาระการประชุมตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี (ภาคผนวก 6–๓ หน้า 219)
ตัวอย่างการเขียนระเบียบวาระการประชุม(ภาคผนวก 6-๔ หน้า 220-232)
๗. ขออนุมัติค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในการจัดประชุมและยืมเงินทดรองราชการ
การยืมเงินทดรองราชการเพื่อเป็นค่าจัดอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม ส าหรับผู้เข้าร่วม
ประชุม หรือจ่ายค่าเบี้ยประชุมให้กับคณะกรรมการผู้เข้าประชุม ฝ่ายเลขานุการ จะต้องท าเรื่องยืมเงิน
ทดรองราชการ ล่วงหน้าก่อนการประชุม และจะต้องส่งใช้เงินยืมภายใน 15 วัน ตามข้อก าหนดของ
มหาวิทยาลัย โดยด าเนินการ ดังนี้
ื่
1 เพอเป็นค่าจัดอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม ส าหรับผู้เข้าร่วมประชุม โดยปฏิบัติตาม
มาตรการประหยัดงบประมาณของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร พ.ศ. 2559
