Page 175 - 5-7meeting
P. 175
๑๓๗
ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมรูปแบบหนังสือภายใน และให้เสนอเรื่องต่อที่ประชุม ส่งไปพร้อมกับระเบียบ
วาระการประชุม รายงานการประชุม และให้รายงานผลการด าเนินการตามมติที่ประชุม (ภาคผนวก ๔-๗
หน้า 195 - 208)
-การจัดท าหนังสือเชิญเป็นประธานการประชุม (หนังสือภายใน)
ในการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีการจัดท าหนังสือเชิญประธานการประชุม หากประธานไม่ว่าง
อาจมอบหมายให้ผู้ท าหน้าที่แทนประธานในการประชุมครั้งนั้น ๆ โดยในหนังสือเชิญประธานจะต้องแจ้ง
ชื่อการประชุม วัน เวลา สถานที่ประชุม พร้อมกล่าวสรุปการเชิญเป็นประธานการประชุม
ตัวอย่างหนังสือเชิญเป็นประธานการประชุมรูปแบบหนังสือภายใน (ภาคผนวก ๔-๘ หน้า 209)
กรณี การประชุมไม่สามารถด าเนินการได้ตามหนังสือเชิญประชุมที่ส่งไป จะต้องมีการเลื่อนการ
้
ประชุมออกไป ดังนั้น ในการร่างหนังสือเชิญประชุมจะต้องอางถึงหนังสือฉบับเดิม และแจ้งถึงสาเหตุ
ที่ไม่สามารถจัดประชุมได้ และแจ้งวัน เวลา สถานที่ ที่จะเลื่อนประชุม หรือแจ้งเลื่อนการประชุมออก
ไปโดยยังไม่ทราบว่าก าหนดการประชุมจะเป็นวันใด
ตัวอย่างหนังสือแจ้งเลื่อนการประชุมรูปแบบหนังสือภายใน ที่แจ้งก าหนดการประชุมในครั้งต่อไป
(ภาคผนวก ๔-๙ หน้า 210) และตัวอย่างหนังสือแจ้งเลื่อนการประชุม รูปแบบหนังสือภายใน ที่ไม่ได้แจ้ง
ก าหนดการประชุมในครั้งต่อไป (ภาคผนวก ๔-๑๐ หน้า 211)
การจัดส่งหนังสือเชิญประชุม ส าหรับการประชุมคณบดี ผู้อานวยการ สถาบัน ส านัก มีดังนี้
- การจัดส่งหนังสือเชิญประชุมคณบดี ผู้อานวยการสถาบัน ส านัก ปัจจุบันมีการน าระบบ
e - Meeting เข้ามาใช้ในการประชุมคณบดี ผู้อ านวยการสถาบัน ส านัก จึงมีการจัดส่งหนังสือเชิญประชุม
ผ่านระบบ e – Meeting ที่มีการเชื่อมโยงไปที่ e – Mail ของผู้บริหารที่ได้รับการเชิญประชุม และจะมี
การจัดส่งทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ e – Document อีกทางหนึ่งด้วย
ตัวอย่างการจัดส่งหนังสือเชิญประชุม ทางระบบ e – Meeting (ภาคผนวก ๕-๓ หน้า 215)
๔. การจัดท า (ร่าง) ระเบียบวาระการประชุม
การจัดท าระเบียบการประชุมฝ่ายเลขานุการรวบรวมเรื่องที่มีผู้น าเสนอเข้าที่ประชุมพจารณา
ิ
สรุปเรื่องประเด็นที่เสนอ เอกสารประกอบให้ครบถ้วน หากไม่เรียบร้อยต้องประสานผู้เสนอเรื่อง เพอขอ
ื่
ข้อมูลเพมเติมและในการจัดเรียงวาระเรียงตามล าดับความส าคัญของเรื่องที่การพจารณาร่วมกับ
ิ่
ิ
เลขานุการเพอเป็นแนวทางปฏิบัติในการพจารณาเรียงล าดับความส าคัญของเรื่องที่น าน าเข้าวาระ
ื่
ิ
การประชุม
๕. เสนอผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบและพิจารณาระเบียบวาระการประชุม
ผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบระเบียบวาระการประชุม หากไม่เห็นชอบส่งฝ่ายเลขานุการแก้ไข
หากเห็นชอบฝ่ายเลขานุการด าเนินการขั้นตอนต่อไป
