Page 174 - 5-7meeting
P. 174
๑๓๖
ิ
เชิญประชุม และในการท าหนังสือเชิญประชุม ให้พจารณาว่าต้องการเชิญบุคคลใดเข้าร่วมประชุม ก็ให้
จัดท าหนังสือเชิญประชุมให้เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ ดังนี้
- การเชิญประชุมภายในหน่วยงานเดียวกันใช้หนังสือราชการภายใน ตามระเบียบส านัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ข้อ 12)
ี
ส าหรับรายละเอยดในหนังสือเชิญประชุมจะแจ้งวัน เวลา สถานที่ ในการประชุม และหากทราบ
ระเบียบวาระการประชุมที่จะประชุมในครั้งนั้น ให้แจ้งไปในหนังสือเชิญประชุมด้วย เพอให้ผู้เข้าร่วม
ื่
ประชุมที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เสนอต่อที่ประชุม จัดเตรียมข้อมูลเพื่อน าเสนอหรือชี้แจงต่อที่ประชุม
หนังสือเชิญประชุม โดยทั่วไปจะแจ้งว่าประธานการประชุม ต้องการนัดประชุม และจะระบุว่า
เป็นการประชุมครั้งที่ วัน เดือน ปี เวลา และสถานที่ประชุม พร้อมทั้งจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบ
วาระการประชุม และสุดท้ายย้ าให้ผู้เข้าประชุมไปประชุมตามวันเวลาที่ก าหนด และจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมทราบล่วงหน้าก่อนการประชุมประมาณ 1 – 2 สัปดาห์ หากการประชุมเป็นไปตามแผนที่ก าหนด
ไว้ การประชุมบางประเภทแม้มีการก าหนดแผนไว้แล้ว แต่ประธานเห็นสมควรให้มีการเลื่อนการประชุม
ก็อาจมีการก าหนดวันประชุมใหม่เป็นครั้ง ๆ ไป
การร่างหนังสือราชการที่มักใช้ในการประชุมคณบดี ผู้อานวยการ สถาบัน ส านัก จะใช้หนังสือ
ภายใน
หนังสือภายใน ส่วนใหญ่จะมีการจัดท าใน 3 รูปแบบ ดังนี้
1. หนังสือเชิญประชุมและให้เสนอเรื่องต่อที่ประชุม พร้อมแจ้งระเบียบวาระการประชุมไปใน
เรื่องด้วย หรืออาจแยกระเบียบวาระการประชุมต่างหากออกไปจากเนื้อเรื่องก็ได้เช่นกัน การแจ้งระเบียบ
วาระการประชุมในหนังสือเชิญประชุมนี้เป็นการแจ้งในเบื้องต้น ในวันประชุมจะมีระเบียบวาระที่มีผู้เสนอ
เรื่องเข้าระเบียบวาระเพิ่มเข้ามาอก
ี
ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมรูปแบบหนังสือภายใน พร้อมเชิญให้เสนอเรื่องต่อที่ประชุมและแจ้งระเบียบ
วาระการประชุม (ภาคผนวก ๔-๔ หน้า 190 - 191) ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุมรูปแบบหนังสือภายใน
ี
พร้อมเชิญให้เสนอเรื่องต่อที่ประชุม และแจ้งระเบียบวาระการประชุมไว้อกแผ่น (ภาคผนวก ๔-๕
หน้า 192 - 193)
2. หนังสือเชิญประชุมและเชิญเสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม ที่ไม่ได้บรรจุระเบียบ
วาระการประชุมไว้ เนื่องจากไม่ทราบระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้า
ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุม รูปแบบหนังสือภายใน ที่ไม่แจ้งระเบียบวาระการประชุม (ภาคผนวก ๔-๖
หน้า 194)
3. หนังสือเชิญประชุมที่ส่งพร้อมรายงานการประชุมและให้รับรองรายงานการประชุม
พร้อมทั้งเสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม และให้รายงานผลการด าเนินการตามมติที่ประชุมจากการ
ประชุมครั้งที่ผ่านมา เพอรายงานต่อที่ประชุมในการประชุมครั้งปัจจุบัน หนังสือประเภทนี้มักใช้ ในกรณี
ื่
ที่มีระยะเวลาการด าเนินการก่อนถึงวันประชุม มีระยะเวลากระชั้นชิด
