Page 77 - 5-7meeting

๗๐

3.ขั้นตอนหลังการประชุม ข้อควรระวังในการท างาน

๓.๔ ฝ่ายเลขานุการด าเนินการส่งรายงาน - การส่งรายงานการประชุมผ่านระบบ
การประชุมทางระบบ e-Doc หรือระบบ e-Meeting (ระบบนี้สามารถส่งหนังสือเชิญประชุม
้
ี
e-Meeting หรือทางไปรษณย์ ให้คณะกรรมการ รายงานการประชุม แกไขรายงานการประชุมได้
รับรอง โดยเชื่อมโยงกับ e-Mail ของผู้เข้าร่วมประชุม)
ผู้ส่งรายงานการประชุมต้องตรวจสอบในระบบ
เสมอว่ามีชื่อคณะกรรมการครบหรือไม่ หากไม่ครบ
ประสานและส่งข้อมูลให้ส านักวิทยบริการฯ

เพื่อท าการปรับรายชื่อในระบบให้เป็นปัจจุบัน
- การส่งรายงานการประชุมทางไปรษณย์ก่อน
ี
การส่งให้กรรมการทุกครั้ง ต้องโทรสอบถามที่อยู่
ให้ชัดเจน ว่าให้ส่งตามที่อยู่ที่ส่งให้ปัจจุบันหรือมี

การเปลี่ยนแปลงที่อยู่
๓.๕ ติดตามผลการด าเนินงานตามมติท ี่ - การรายงานผลด าเนินการตามมติทประชุม
ี่
ประชุม และสรุปผลการด าเนินการตามมติที่ประชุม มักไม่ได้รับความสนใจในการที่จะรายงานผล
เพื่อน าเสนอในการประชุมครั้งถัดไป ดังนั้นฝ่ายเลขาจะต้องติดตามเป็นระยะ ๆ เพื่อให้

ได้ข้อมูล หรือบางครั้งมีการประชุมมากกว่าเดือน
ละ ๑ ครั้ง ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ด าเนินการตาม
มติที่ประชุมยังไม่ได้ด าเนินการหรืออยู่ระหว่าง
ด าเนินการ จึงรายงานผลไม่ได้ ฝ่ายเลขานุการ

ต้องมีการประสานภายในกับผู้ที่ได้รับมอบหมายให้
รายงานผลในเบื้องต้น

นอกจากนี้ยังต้องระมัดระวังในเรื่องการใช้ถ้อยค าส านวนในการร่างหนังสือ วิธีการส่งหนังสือ

โดยใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การใช้ภาษาราชการในการจดรายงานการประชุม การเขียนรายงาน
ี
การประชุมให้เป็นกลางไม่เอนเอยงไปทางฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ต้องรู้จักรูปแบบหนังสือราชการและใช้ให้ถูก
ี
่
ประเภทและเหมาะสมแกผู้รับ เข้าใจวิธีการบันทึกย่อเรื่อง การเสนอเรื่อง เป็นผู้ที่มีความละเอยดรอบคอบ
่
มีความรู้ในการใช้ภาษาที่เหมาะสม ท าให้ผู้อานเข้าใจได้ง่าย รู้จักวิธีการย่อความ สรุปความในการจัดท า
รายงานการประชุม มีความรู้ความสามารถในการอานการตีความและสรุปสาระส าคัญของเรื่องที่ประชุม
่
เข้าใจโครงสร้าง ภาระงานและภารกิจของแต่ละหน่วยงาน เพอเป็นข้อมูลในการเขียนรายงานการประชุม
ื่
ได้ถูกต้อง และต้องเป็นผู้ที่มีความรัก ในงานที่รับผิดชอบ รวมทั้งมีความรู้ความสามารถใช้งานระบบ

สารสนเทศและการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ และนอกจากนี้ยังต้องรู้จักการใช้ภาษาในการประชุม