Page 73 - 5-7meeting
P. 73
๖๖
1. ขั้นตอนก่อนการประชุม ข้อควรระวังในการท างาน
๑.๕จัดท าระเบียบวาระการประชุมและเตรียม บางหน้า จะต้องใช้เวลามากในการรื้อเล่มวาระการ
ะ
ร
ป
ช
น าเส น อ โดย ใช้ Power point ห รือระบ บ นั้น ๆ อาจท าให้ส่งเล่มวาระการประชุม
ม
ุ
e-Meeting (ต่อ) ไม่ทันเวลาที่ก าหนดไว้ ส่วนการจัดล าดับวาระการ
ประชุมเป็นสิ่งที่ส าคัญ ต้องหารือกับเลขานุการ
หรือประธาน ว่าจะมีการจัดล าดับความส าคัญแต่
ละวาระอย่างไร และเรื่องที่มีความส าคัญ
เป็นอันดับรองลงมา
- โดยทั่วไปจะเสนอเรื่องด่วนก่อนเป็นอันดับ
แรก
- ควรก าหนดวาระการประชุมให้สามารถ
ด าเนินการประชุมให้เสร็จสิ้นได้ภายใน ไม่เกิน
2 ชั่วโมง การประชุมที่ยืดเยื้อถึง 2 ชั่วโมง นับว่า
เป็นการประชุมที่ล้มเหลว
- ควรส่งเล่มระเบียบวาระการประชุมไปให้
ผู้เขาประชุมไดทราบล่วงหน้าอย่างน้อย ๓ วัน
๑.6 ขออนุมัติค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการจัด - จัดท าประมาณการค่าใช้จ่ายในการจัด
ประชุมและยืมเงินทดรองราชการ ประชุม ได้แก่ ค่าเบี้ยประชุมคณะกรรมการ ค่าจัด
เลี้ยงอาหารว่าง เครื่องดื่ม และค่าอาหารกลางวัน
เพื่อท าเรื่องขออนุมัติค่าใช้จ่ายและยืมเงินทดรอง
ราชการ หากต้องการประมาณการค่าใช้จ่าย
ส าหรับผู้เข้าร่วมระชุม ที่อาจเข้าร่วมโดยมิได้มีการ
้
เชิญประชุม ให้ประมาณการเพิ่มเขาไปเลย เพราะ
การขออนุมัติค่าใช้จ่ายต้องด าเนินการก่อนการ
ประชุมจะขออนุมติหลังจากการประชุมแล้วไม่ได้
๑.7 ตรวจสอบความพร้อมของห้อง - ต้องเตรียมความพร้อมของอุปกรณ์ที่ใช้ใน
ประชุม/เครื่องมือ อุปกรณ์ทใช้ในการประชุม / การจัดประชุม เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องฉายฯ
ี่
อาหารว่าง เครื่องดื่ม /ผังที่นั่งในห้องประชุม ไมโครโฟน สายไฟ ปลั๊กไฟ เป็นต้น ล่วงหน้าก่อน
วันประชุม และหากพบว่าอุปกรณ์ในห้องประชุม
เสียหายหรือช ารุด ต้องเร่งแจ้งฝ่ายดูแลห้องประชุม
ด าเนินการแก้ไขให้พร้อมเพอให้การประชุมด าเนิน
ื่
ไปอย่างราบรื่น
