Page 62 - 7-10meeting
P. 62
๔๗
ั
สำคัญยิ่งไปกว่านั้นคือ ประสิทธิผลอันเนื่องมาจากการร่วมกันคิด ร่วมกันทำ ซึ่งจะเป็นพลังอนมหาศาลที่จะ
ช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมาย คือความสำเร็จก็จะบังเกิดขึ้น ซึ่งมีบุคคลที่เกี่ยวข้องในการประชุม
ดังนี้
1. ประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด โดยมีหน้าที่ควบคุมการประชุมให้
ดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย และบรรลุตามวัตถุประสงค์ และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความ
คิดเห็น รวมทั้งจัดเตรียมระเบียบวาระการประชุมร่วมกับเลขานุการ และติดต่อกำหนดนัดหมายการประชุม
ซึ่งในวันประชุมจะเป็นผู้เปิดการประชุม พัก หรือเลื่อน และปิดการประชุม ตัดสินชี้ขาดประเด็นปัญหาในที่
ประชุม
2. รองประธาน คือ ผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนประธานในกรณีประธานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่
หรือไม่สามารถเข้าประชุมได้
2. เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุม เตรียมสถานที่ และอุปกรณ์ในการ
ลงทะเบียนและในการประชุม จดบันทึกการประชุมและจัดทำรายงานการประชุม พร้อมทั้งอำนวยความสะดวก
ต่าง ๆ นอกจากนี้ต้องจัดทำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว เตรียมเอกสาร อุปกรณ์และสถานที่ เตรียมข้อคิดเห็นที่
เป็นประโยชน์ อ่านรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว อ่านระเบียบวาระการประชุม ส่งเอกสารแจ้งมติที่ประชุมให้
กรรมการทราบ รวมทั้งช่วยประสานงานในการติดตามผลการปฏิบัติงานตามมติที่ประชุม
3. ผู้ช่วยเลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่ช่วยงานเลขานุการ
4. คณะกรรมการ คือ กลุ่มของบุคคลซึ่งได้รับมอบหมายให้กระทำการบางอย่าง มีเป้าหมาย
ร่วมกัน และมีความสัมพันธ์ร่วมกันอย่างใดอย่างหนึ่ง คณะกรรมการเป็นกลุ่มที่เกิดจากการแต่งตั้งอย่างเป็น
ทางการ มีอำนาจหน้าที่หรือภาระที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน อาจได้รับการแต่งตั้งเป็นการถาวรหรือเป็น
หน่วยเฉพาะกิจก็ได้
ขั้นตอนการบริหารการประชุม เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของการประชุม กองวิเทสสัมพันธ์
สำนักงานอธิการบดี มีการแบ่งได้เป็น 3 ระยะ ดังนี้
1. ขั้นตอนก่อนการประชุม
1.1 การประสานประธานเพื่อกำหนดวัน เวลา รูปแบบในการประชุม
1.2 การดำเนินการจัดหาสถานที่ จองห้องประชุม
1.3 จัดระเบียบวาระการประชุม
1.4 การจัดทำบันทึก/ หนังสือเชิญประชุม โดยระบุวัน เวลา สถานที่ประชุม
1.5 จัดทำใบลงทะเบียน และเตรียมเอกสารประกอบการประชุม สำหรับประธาน
และผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
1.6 จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น ค่าเบี้ยประชุม
ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าอาหารกลางวัน (ถ้ามี) ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ของผู้ร่วมประชุม ค่าตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ เป็นต้น และยืมเงิน
ทดรองราชการ
