Page 60 - 7-10meeting
P. 60
๔๕
4.2 เทคนิคการปฏิบัติงาน
เทคนิคการจดรายงานการประชุม
1) มีความรู้ดี หากไม่มีความรู้ในเรื่องที่ประชุม อาจจดหรือสรุปประเด็นต่างๆ ผิดได้
ดังนั้น ผู้จดจึงต้องศึกษาเอกสารข้อมูลทุกระเบียบวาระอย่างละเอียดก่อนการประชุมเสมอ
2) มีสมาธิดี ผู้จดจะต้องมีสมาธิดี กล่าวคือ มีใจจดจ่ออยู่แต่เรื่องที่ประชุมตลอดเวลา
บางครั้งแม้วอกแวกเพียงครู่เดียว อาจจับประเด็นไม่ได้หรือจดผิด
3) ไม่หวังพึ่งเทปบันทึกเสียง เทปบันทึกเสียงเป็นเพียงผู้ช่วยในกรณีที่มีปัญหาเท่านั้น
ไม่ควรหวังที่จะถอดเทปทุกครั้ง เพราะเสียเวลาโดยไม่จำเป็น และเทปอาจเสียหายหรือไม่ชัดเจนก็ได้
4) มีทักษะการสรุปความ การสรุปความเป็นทักษะระดับสูงของมนุษย์ ซึ่งต้องฝึกฝน ผู้ที่
สรุปความได้ดีจะมีระบบการสังเคราะห์ในสมองอย่างดี แม้ผู้พูดจะพูดวกวน ยืดยาว พูดออกนอกเรื่อง หรือ
พูดหลายประเด็นปะปนกัน ก็ต้องพยายามสรุปให้ตรงประเด็น อาจใช้หลัก 5W 1 H1 ก็ได้ กล่าวคือเขียนให้
เห็นชัดเจนว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน ทำไม เมื่อใด และอย่างไร ผู้จดต้อพิจารณาว่าเรื่องใดสำคัญ เรื่องใด
ไม่สำคัญ ผู้จดที่ไม่ชำนาญอาจจดทุกเรื่อง แล้วเลือกสรรภายหลัง แต่ผู้มีประสบการณ์จะเลือกจดเฉพาะที่
สำคัญได้ทันที
5) ใช้ภาษาในการเรียบเรียงได้ดี การถ่ายทอดจากภาษาพูดมาเป็นภาษาเขียน มิใช่เรื่อง
ู
ง่ายนัก ผู้เขียนต้องใช้ภาษาที่เหมาะสม เป็นภาษาเขียนที่เป็นทางการ ไม่ควรใช้สำนวนโวหารใด ๆ แม้ผู้พด
จะมี ฝีปากดีเพียงใดก็ตาม ต้องเรียบร้อยให้เป็นภาษาสามัญที่เรียบง่าย เข้าใจได้ทันทีทุกตัวอักษร ผู้พูดอาจ
พูดยืดยาว วกไปวนมา หรือหลายเรื่องหลายประเด็นปะปนกัน ก็จะต้องเรียบเรียงให้อ่านง่าย และตรง
ประเด็นตามหัวข้อนั้น ๆ บางครั้งผู้พูดใช้ภาษาอังกฤษปนภาษาไทยมาก ผู้เขียนต้องพยายามใช้ศัพท์
ภาษาไทยแทน เช่น “การเขียน report ลงในวารสาร” ต้องเขียนเป็น “การเขียนบทความลงไปในวารสาร”
หรือบางครั้งอาจคำทับศัพท์บ้างในกรณีจำเป็น แต่ก็ควรเขียนให้เป็นภาษาไทย เช่น website ต้องเขียนเป็น
เว็บไซต์ VDO ต้องเขียนเป็น วิดิโอ รวมถึงคำที่มักเขียนผิดบ่อยๆ อาทิเช่น อินเตอร์เน็ต ที่ถูกต้องเขียนเป็น
อินเทอร์เน็ต สัญลักษณ์ ที่ถูกต้องเป็น สัญลักษณ์ อนุญาต ที่ถูกต้องเป็น อนุญาต และยังมีคำที่มักเขียนผิด
อีกหลายคำ สำหรับภาษาหนังสือราชการที่ควรใช้มีดังนี้
ใคร - ผู้ใด
ที่ไหน - ที่ใด
แบบไหน - แบบใด
อะไร - อันใด สิ่งใด
ได้ไหม - ได้หรือไม่
อย่างไร - เช่นใด ประการใด
ทำไม - เพราะอะไร เหตุใด
เดียวนี้ - บัดนี้ ขณะนี้
