Page 37 - 7-2emeeting
P. 37
28
หนังสือบันทึกปะหน้าให้ผู้อำนวยการกองกลาง ลงนาม เพื่อเสนอให้รองอธิการบดีฝ่ายบริหารและ
กิจการสภามหาวิทยาลัย (เลขานุการ กบม. ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. กษิดิ์เดช สุทธิวาณิชยกุล)
ลงนามในหนังสือ จัดใส่แฟ้มให้ฝ่ายงานสารบรรณนำเสนอหน้าห้องเลขานุการที่ประชุม ลงนาม
เสร็จเรียบร้อยแล้ว นำมาออกเลขที่หนังสือที่สารบรรณกลาง มหาวิทยาลัย และดำเนินการจัดส่ง
หนังสือเชิญประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมระเบียบวาระการประชุม ผ่านระบบ e-Meeting
ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอสิกส์ E-Document และผู้บริหารที่เข้าร่วมประชุม ต้องเข้าประชุม
ด้วยตนเอง กรณี กรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ หากมีการแต่งตั้งผู้รักษา
ราชการแทนให้ผู้รักษาราชการแทนเข้าร่วมประชุม หากต้องการส่งตัวแทนที่มิใช่ผู้รักษาราชการแทน
ให้ส่งหนังสือขออนุญาตประธานกรรมการ เป็นคราวๆ ไป และขอให้แจ้งล่วงหน้าก่อนที่จะมี
การประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมจะได้ วันใด เวลาใด มีระเบียบวาระการประชุมอะไรบ้าง หรือ
ผู้เข้าร่วมประชุมมีเรื่องที่จะนำเสนอก็สามารถนำเสนอได้ โดยจัดทำหนังสือเพื่อขอเสนอวาระ
ผ่านกองกลาง งานช่วยอำนวยการและประสานงาน
สำหรับหนังสือเชิญประชุมนั้นจะแบ่งออกเป็น 2 แบบ ที่แตกต่างในรายละเอียด
ของหนังสือ ที่ปรากฏในภาคผนวก ดังนี้
- หนังสือขอเชิญอธิการบดี ประชุมและขอเชิญเป็นประธานการประชุม
คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.)
- หนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ ที่ประกอบไปด้วย รองอธิการบดี
ผู้ช่วยอธิการบดี ผู้อำนวยการสถาบัน สำนัก
ในการเชิญประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) จะเชิญประชุม
ในระบบ e-Meeting ด้วยการกรอกระเบียบวาระการประชุมลงในระบบ e-Meeting โดยการกรอก
วาระการประชุมในระบบ รายชื่อผู้ประชุมจะถูกดึงมาแสดงให้อัตโนมัติจากฐานข้อมูลของกรรมการชุด
นั้น ๆ ทั้งนี้เราสามารถเพิ่มผู้ร่วมประชุมได้ในขั้นตอนนี้ เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว โดยคลิกรายชื่อ
ผู้เข้าร่วมประชุม การส่งหนังสือเชิญประชุมด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะใช้เวลาในการส่ง
นานพอสมควร หากคณะกรรมการมีจำนวนมาก ระบบยิ่งต้องใช้เวลาในการส่งจดหมายมากยิ่งขึ้น
ซึ่งในระหว่างการส่งให้รอจนกว่าระบบจะแสดงสถานะการส่งจดหมายเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์
ให้เรียบร้อยเสียก่อน ระบบจะทำการเชื่อมโยงผ่านระบบเข้าสู่ E-mail ของผู้เข้าร่วมประชุม ที่ได้
ลงทะเบียนไว้ในระบบสารสนเทศ (จะส่งให้เฉพาะ E-mail ภายใต้ @Rmutp.ac.th) หลังจากนั้น
ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะได้รับจดหมายเชิญประชุม ผ่านระบบ e-Meeting พร้อมกับตอบรับการเข้าร่วม
ประชุมในระบบ e-Meeting พร้อมกำหนดผู้ใช้ (User) ให้สามารถเข้าอ่านระเบียบวาระการประชุม
ในระบบได้ ดังตัวอย่าง
