Page 35 - 7-2emeeting
P. 35
26
5) ช่วยในการกระจายข่าวสารเรื่องราวต่าง ๆ ถ่ายทอดไปถึงผู้เกี่ยวข้อง
ได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมที่เป็นการถ่ายทอดข่าวสารต่าง ๆ เพราะจะมีผู้มาเข้ารับ
ฟังจำนวนมาก
6) ช่วยในการประสานงาน ประสานความคิดและความเข้าใจ เมื่อได้มีการ
พบปะพูดแลกเปลี่ยนทัศนะระหว่างกันโดยตรง ช่วยทำให้คุ้นเคยกับการปรับตัวในฐานะสมาชิก
ของกลุ่ม การจะประสานงานกันในเรื่องราวต่าง ๆ ก็ย่อมจะง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
7) ช่วยให้มีการหยั่งความคิดเห็นใหม่ ๆ ในวิธีการต่าง ๆ และมีโอกาสได้รับ
ฟังความคิดเห็นของบุคคลหลาย ๆ คน สามารถนำมาวิเคราะห์ และพิจารณาเลือกใช้ เนื่องจากได้รับ
ฟังข้อคิดเห็นของผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ เป็นการเสริมประสบการณ์ให้มีความคิดหลากหลาย
8) ช่วยให้ไม่ด่วนผลีผลามตัดสินใจรวดเร็วโดยลำพังคนเดียว จนอาจเกิด
พลาดพลั้งได้ง่ายเพราะการประชุมจะทำให้รู้จักตัดสินใจ โดยอาศัยข้อมูลต่าง ๆ อย่างรอบคอบ
9) ช่วยให้เกิดความรู้สึกว่า แต่ละคนมีส่วนร่วมเป็นเจ้าของงาน เจ้าของ
ความคิด ซึ่งมีมติตามเสียงส่วนใหญ่
10) ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าของงาน และชำระสะสางกิจกรรม
ั
หรือภารกิจที่มีการมอบหมายไปดำเนินการ เพราะก ารประชุมจะถูกบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อกษร
การประชุมครั้งต่อไป จะมีการรายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน หากมีปัญหาอุปสรรคอย่างไร
ที่ประชุมจะช่วยกันพิจารณาแก้ไข
11) ช่วยให้สามารถมีมุมมองในปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างกว้างขวางแทนการคิดอยู่
ตามลำพังคนเดียว โดยการร่วมระดมกันจากที่ประชุมทั้งหมด จึงทำให้เกิดความเข้าใจปัญหาอย่าง
ครบถ้วนนำไปสู่การแก้ไขที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่า
ประธาน คือ ตําแหน่งผู้ที่เป็นหัวหน้าหรือเป็นใหญ่ในที่ประชุม หรือทำหน้าที่ในที่
ประชุมทั้งหมด และมีบทบาทหน้าที่ดังต่อไปนี้
1) เป็นผู้วางแผนการประชุม เตรียมการประชุม กำหนดวันเวลาประชุม
รวมทั้งเตรียมความพร้อมเกี่ยวกับการประชุมร่วมกับเลขานุการ
2) เป็นผู้ควบคุมให้การประชุมดำเนินการไปด้วยความเรียบร้อย
ตามวัตถุประสงค์ สร้างบรรยากาศความเป็นกันเองด้วยการพูดทักทายพร้อมอากัปกริยาที่แสดง
ความเป็นมิตร เช่น ยิ้ม ท่าทีกระฉับกระเฉง ไม่ควรแสดงกริยาเบื่อหน่าย ซึมเศร้า หรือเคร่งเครียด
เมื่อกล่าวเปิดการประชุม และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็น หรือแสดงวิสัยทัศน์
3) เป็นผู้ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมจัดเตรียมระเบียบ
วาระการประชุมร่วมกับเลขานุการ และติดต่อการนัดหมายการประชุม
4) เป็นผู้เปิดการประชุม หรือเลื่อน และปิดการประชุม