Page 35 - 7-2emeeting
P. 35

26







                                                 5) ช่วยในการกระจายข่าวสารเรื่องราวต่าง ๆ ถ่ายทอดไปถึงผู้เกี่ยวข้อง
                       ได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมที่เป็นการถ่ายทอดข่าวสารต่าง ๆ เพราะจะมีผู้มาเข้ารับ

                       ฟังจำนวนมาก
                                                 6) ช่วยในการประสานงาน ประสานความคิดและความเข้าใจ เมื่อได้มีการ

                       พบปะพูดแลกเปลี่ยนทัศนะระหว่างกันโดยตรง ช่วยทำให้คุ้นเคยกับการปรับตัวในฐานะสมาชิก

                       ของกลุ่ม การจะประสานงานกันในเรื่องราวต่าง ๆ ก็ย่อมจะง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
                                                 7) ช่วยให้มีการหยั่งความคิดเห็นใหม่ ๆ ในวิธีการต่าง ๆ และมีโอกาสได้รับ

                       ฟังความคิดเห็นของบุคคลหลาย ๆ คน สามารถนำมาวิเคราะห์ และพิจารณาเลือกใช้ เนื่องจากได้รับ
                       ฟังข้อคิดเห็นของผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ เป็นการเสริมประสบการณ์ให้มีความคิดหลากหลาย

                                                 8) ช่วยให้ไม่ด่วนผลีผลามตัดสินใจรวดเร็วโดยลำพังคนเดียว จนอาจเกิด

                       พลาดพลั้งได้ง่ายเพราะการประชุมจะทำให้รู้จักตัดสินใจ โดยอาศัยข้อมูลต่าง ๆ อย่างรอบคอบ
                                                 9) ช่วยให้เกิดความรู้สึกว่า แต่ละคนมีส่วนร่วมเป็นเจ้าของงาน เจ้าของ

                       ความคิด ซึ่งมีมติตามเสียงส่วนใหญ่

                                               10) ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าของงาน และชำระสะสางกิจกรรม
                                                                                                      ั
                       หรือภารกิจที่มีการมอบหมายไปดำเนินการ เพราะก ารประชุมจะถูกบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อกษร
                       การประชุมครั้งต่อไป จะมีการรายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน หากมีปัญหาอุปสรรคอย่างไร
                       ที่ประชุมจะช่วยกันพิจารณาแก้ไข

                                               11) ช่วยให้สามารถมีมุมมองในปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างกว้างขวางแทนการคิดอยู่

                       ตามลำพังคนเดียว โดยการร่วมระดมกันจากที่ประชุมทั้งหมด จึงทำให้เกิดความเข้าใจปัญหาอย่าง
                       ครบถ้วนนำไปสู่การแก้ไขที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่า

                                      ประธาน คือ ตําแหน่งผู้ที่เป็นหัวหน้าหรือเป็นใหญ่ในที่ประชุม หรือทำหน้าที่ในที่
                       ประชุมทั้งหมด และมีบทบาทหน้าที่ดังต่อไปนี้

                                                  1) เป็นผู้วางแผนการประชุม เตรียมการประชุม กำหนดวันเวลาประชุม

                       รวมทั้งเตรียมความพร้อมเกี่ยวกับการประชุมร่วมกับเลขานุการ
                                            2) เป็นผู้ควบคุมให้การประชุมดำเนินการไปด้วยความเรียบร้อย

                       ตามวัตถุประสงค์ สร้างบรรยากาศความเป็นกันเองด้วยการพูดทักทายพร้อมอากัปกริยาที่แสดง

                       ความเป็นมิตร เช่น ยิ้ม ท่าทีกระฉับกระเฉง ไม่ควรแสดงกริยาเบื่อหน่าย ซึมเศร้า หรือเคร่งเครียด
                       เมื่อกล่าวเปิดการประชุม และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็น หรือแสดงวิสัยทัศน์

                                              3) เป็นผู้ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมจัดเตรียมระเบียบ

                       วาระการประชุมร่วมกับเลขานุการ และติดต่อการนัดหมายการประชุม
                                              4) เป็นผู้เปิดการประชุม หรือเลื่อน และปิดการประชุม
   30   31   32   33   34   35   36   37   38   39   40