Page 33 - 7-2emeeting
P. 33
24
ส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรองรายงาน
การประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
3.1.1.2 การประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) ด้วยระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)
ในการประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย กบม. ด้วยระบบ
อิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หรือเรียกสั้นว่า กบม. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
ได้มีการกำหนดประชุมเดือนละ 2 ครั้ง ทุกวันพุธสัปดาห์ที่ 2 และวันพุธสัปดาห์ที่ 4 ของเดือน
เวลา 09.00 น. จึงจำเป็นนอย่างยิ่งที่จะทำให้ภาระงานของมหาวิทยาลัยให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์
จะเห็นได้ว่าการประชุมจึงมีความสำคัญทั้งระดับมหาวิทยาลัยและหน่วยงานในสังกัดมหาวิทยาลัย
จากเดิมเอกสารประกอบการประชุมจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ ซึ่งผู้บริหารเห็นความสำคัญของการ
ประหยัดทรัพยากรธรรมชาติ และมุ่งสู่การเป็นมหาวิทยาลัย Digital จึงมีนโยบายการจัดประชุม
ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) เป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาสนับสนุนการทำงาน
ให้องค์กรให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มุ่งสู่การเป็นมหาวิทยาลัยสีเขียว (Green University)
และเป็นการประหยัดทรัพยากรให้กับมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ได้เป็นอย่างดียิ่ง
ในการจัดประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) เริ่มตั้งแต่กระบวนการเตรียมการก่อนการ
ประชุมมีผู้เกี่ยวข้องในการดำเนินงานและบทบาทหน้าที่ความหมายและความรับผิดชอบแตกต่างกัน
ไป และเพื่อให้การประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.) ดำเนินการให้สำเร็จลุล่วง
ตามวัตถุประสงค์ของการประชุม ดังนั้น
ความหมายและความสำคัญของการประชุมและบุคคลที่เกี่ยวข้องในการประชุม ดังนี้
ความหมายของการประชุมคือ ขั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคน
เพื่อเป้าหมายในการดำเนินงาน ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินงานขององค์กรการประชุม
ที่ดีนั้นจะช่วยในการตัดสินใจของคณะ การวางแผนและติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ
ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิผล ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ
การประชุมทุกครั้งถ้าดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี ตั้งแต่เริ่มต้นวางแผนก่อน
การประชุมไปจนถึงระหว่างการประชุม และเมื่อสิ้นสุดการประชุมไปแล้ว ย่อมจะก่อให้เกิด
ความสูญเสียทรัพยากรไปอย่างที่ไม่ควรจะเป็น ทั้งในด้านเวลาของคนทำงานทุกคน และค่าใช้จ่าย
ที่จะต้องเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง แต่ที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้นคือ ประสิทธิผลอันเนื่องมาจากการร่วมกัน
คิด ร่วมกันทำ ซึ่งจะเป็นพลังอันมหาศาลที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมาย คือความสำเร็จ
ก็จะไม่บังเกิดขึ้น
