Page 43 - 7-2emeeting

34

6. เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ
7. เครื่องฉายสไลด์

3.2.1.4 งานด้านการตอนรับ และการจัดเตรียมอาหารว่าง จัดทำงบประมาณ และ

จัดเตรียมแบบลงทะเบียนเข้าร่วมประชุม
1. การต้อนรับและอำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมประชุม

2. ดำเนินการจัดเตรียมอาหารว่างสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม และจัดทำ

เอกสาร

การเบิกค่ารับรองในการประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย (กบม.)
ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มที่เกิดขึ้นในวันประชุม ในการ

เบิกค่าใช้จ่ายในการประชุม มหาวิทยาลัยได้พิจารณาเห็นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องปรับมาตรการ
ประหยัดงบประมาณของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร กองคลัง ที่ ศธ 0581.15/5888

ลงวันที่ 4 พฤศจิกายน 2558 เรื่อง มาตรการประหยัดพลังงาน พ.ศ. 2559 และได้ดำเนินการ

ตามมาตรการประหยัด ตามที่มหาวิทยาลัยพิจารณา
3. จัดทำลงทะเบียนลงชื่อผู้เข้าร่วมประชุม จัดเตรียมป้ายชื่อกรรมการ

และผู้เข้าร่วมประชุม

3.2.1.5 การเลือกห้องประชุม

ห้องประชุมถือเป็นหัวใจหลักของการประชุม และจะต้องเลือกให้เหมาะสม
กับขนาดของกลุ่มและความจุเพียงพอกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เพราะห้องประชุมก็เป็นสถานที่

ู
สำคัญที่ทำให้เกิดการพดคุย แลกเปลี่ยนทัศนะ ความคิด ไอเดียของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างดี การจัด
ห้องประชุมสวย ๆ ให้เหมาะสมกับการใช้งาน และห้องประชุมควรเป็นห้องที่ผู้เข้าประชุมทุกคน
สามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและ กันได้อย่างชัดเจน และที่สำคัญโต๊ะของเลขานุการหรือ

ผู้จดรายงานการประชุมควรจะอยู่ในตำแหน่งที่ มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมด และสะดวกในการ
เข้าออกห้องประชุม เพื่อรับส่งข่าวสารโดยไม่ รบกวนที่ประชุม จุดประสงค์หลักของการใช้งานจึงเป็น

เรื่องจำเป็นที่ไม่ควรมองข้าม เรามาดูกันเลยดีกว่าว่าการจัดห้องประชุมนั้นจะสามารถทำได้กี่รูปแบบ

และรูปแบบไหนมีความเหมาะสมมากน้อยกว่ากัน

3.2.2 ขั้นตอนการดำเนินการประชุม หรือขณะประชุม
3.2.2.2 เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมจะต้องไปถึงห้องประชุมก่อนเวลา

ประชุม เมื่อไปถึงสิ่งแรกที่ควรปฏิบัติ คือ ตรวจสอบความพร้อมและความเรียบร้อยของห้องประชุม

ก่อนการประชุม เช่น ทดสอบระบบต่าง ๆ การจัดวางป้ายชื่อ เอกสารประกอบการประชุม