Page 44 - 7-2emeeting

35

นอกเหนือจากได้นำลงระบบ e-Meeting เรียบร้อยแล้ว จะมีหน่วยงานนำเอกสารมาเพิ่มเติม (ถ้ามี)
ควรจัดวางให้เรียบร้อย

3.2.2.3 ต้อนรับและอำนวยความสะดวกผู้เข้าร่วมประชุม หรือผู้มานำเสนอวาระการ
ประชุมที่รับผิดชอบ เมื่อมาถึงโดยขอให้ลงนามแบบลงทะเบียน เชิญกรรมการเข้าที่นั่ง บริการอาหาร

ว่างและเครื่องดื่ม ตลอดจนแจกเอกสารเพิ่มเติม (ถ้ามี)

3.2.2.4 ตรวจนับองค์ประชุม เพื่อแจ้งให้ประธานและเลขานุการประชุมทราบ
เพื่อเปิดการประชุม การเข้าพิจารณาวาระการประชุม ประธานหรือเลขานุการ พิจารณาวาระ

การประชุมตามลำดับ หรือตามความเหมาะสม
3.2.2.5 ฝ่ายเลขานุการการประชุมจดรายละเอียดของการประชุม บันทึกการประชุม

บันทึกเสียงขณะประชุม พร้อมสรุปมติการประชุมในแต่ละวาระ

3.2.3 ขั้นตอนดำเนินการภายหลังการจัดประชุม

3.2.3.1 จัดทำรายงานการประชุม
หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ฝ่ายเลขานุการสรุปรายละเอียด ประเด็น

เนื้อหา มติที่ประชุมอย่างชัดเจน ถูกต้องและแม่นยำ สามารถใช้อ้างอิงได้ในทางปฏิบัติและการ

ดำเนินงานในอนาคต ทั้งนี้ รายงานการประชุมประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้
1) เวลา, วัน , เดือน , ปี พ.ศ. ที่ประชุม , สถานที่ประชุม

2) รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม กรณีผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน

3) รายชื่อผู้ไม่มาประชุม พร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
4) เวลาที่เริ่มประชุม

5) รายละเอียดวาระการประชุม และมติที่ประชุม พร้อมระบุประเด็นข้อสังเกต (ถ้ามี)
6) เวลาที่เลิกประชุม

7) ผู้จดรายงานการประชุม

8) ผู้ตรวจรายงานการประชุม

3.2.3.2 แจ้งเวียนรับรองรายงานการประชุม
1) จัดทำหนังสือแจ้งเวียนรับรองรายงานการประชุมให้คณะกรรมการ

เพื่อรับรองรายงานการประชุม โดยจัดทำเป็นหนังสือภายในแจ้งเวียนรับรองรายงานการประชุม

2) นำเสนอกรรมการและเลขานุการ ประชุมคณะกรรมการบริหาร
มหาวิทยาลัย (กบม.) (ผ่านกรรมการและผู้ช่วยเลขานุการ) พิจารณาลงนามในหนังสือแจ้งเวียนรับรอง

รายงานการประชุม พร้อมแนบรายงานการประชุม