Page 48 - 7-3eMeeting
P. 48
๓๔
ตารางที่ ๓ แผนการปฏิบัติงานและขั้นตอนจัดการประชุมคณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดี ด้วยระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มทร.พระนคร (e-Meeting)
ระยะเวลา มาตรฐาน
ขั้นตอน ผังกระบวนการ Flow Chart ขั้นตอนการปฏิบัติงานตามผังกระบวนการ ผู้ดำเนินการ หมายเหตุ
ดำเนินการ การทำงาน
๑.ขั้นตอน หมายเหตุ : คณะกรรมการประจำสำนักงานอธิการบดีร่วมกันพิจารณากำหนดวันประชุมครั้งถัดไปทุกครั้งที่มีการประชุม ดังนั้นเลขานุการ
เริ่มต้น
การตรียม จึงเริ่มต้นดำเนินการในขั้นตอนการเตรียมร่างวาระการประชุม
การประชุม - เลขานุการวิเคราะห์ช่วงเวลาการจัดประชุมและ - เลขานุการ ๑ - ๒ วัน ก่อน ต้องประสานผู้ปฏิบัติงาน
เตรียมร่างวาระการประชุม
ุ
รายงานการประชุมคณะกรรมการฯ ครั้งที่ผ่านมา การประชม ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ตามเทคนิคในการปฏิบัติงาน ๒๐ วัน ล่วงหน้า เพื่อให้เสนอวาระ
- จัดทำร่างระเบียบวาระการประชุมอย่างย่อ ให้ทันกำหนดเวลา
ประธาน ไม่ถูกต้อง - เลขานุการเสนอร่างระเบียบวาระการประชมอย่างย่อ - เลขานุการ ๑ - ๒ วัน ก่อน -
ุ
ุ
พิจารณา แก้ไข ให้ประธานพิจารณาเห็นชอบ - ประธาน การประชม
ร่างวาระ - หากไม่ถูกต้อง เลขานุการต้องดำเนินการแก้ไขเสนอ ๑๔ วัน
ถูกต้อง ประธานพิจารณาอีกครั้งหนึ่ง
การ
ุ
ประชม - เลขานุการตรวจสอบการใช้งานของห้องประชุม - ฝ่ายเลขานุการ ๑ วัน ก่อน ต้องจองห้องประชมให้
ุ
ุ
จองห้องประชุม - จองห้องประชุมในระบบจองห้องประชุม - ประธาน การประชม เสร็จสิ้นก่อนออกหนังสือ
ุ
ิ
- แจ้งผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดีอนุมัติการจอง ๑๒ วัน เชญประชม เพื่อลดความ
- ประสานกับงานอาคารสถานที่และยานพาหนะของ ผิดพลาดการแจ้งสถานที่
กองกลางดำเนินการต่อไป จัดประชุม
จัดทำหนังสือเชิญประชุม และ - เลขานุการจัดทำหนังสือเชิญประชุม โดยแนบ - เลขานุการ ๑ วัน ก่อน หากมีวาระที่ต้องใช้เอกสาร
ุ
กำหนดส่งวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุมอย่างย่อ พร้อมแจ้ง การประชม ของหน่วยงานประกอบ
กำหนดการส่งวาระและเอกสารประกอบวาระเข้าที่ ๑๒ วัน การพิจารณา ต้องระบุ
ประชุม รายการเอกสารที่ต้อง
๑ เตรียมลงในหนังสือด้วย
