Page 43 - 7-3eMeeting
P. 43
๒๙
๕) ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม
ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
๖) ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
๗) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
๘) เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
๙) ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วย ประธานกล่าวเปิดประชุม
และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
๑๐) เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
๑๑) ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
๓.๒ ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
๓.๒.๑ เตรียมการประชุม
๑) เมื่อมีการกำหนดการประชุมแล้ว ฝ่ายเลขานุการต้องรีบจองห้องประชุมจากระบบจอง
ห้องประชุม เพื่อป้องกันการไม่มีสถานที่จัดประชุม
๒) ในการจัดประชุมควรประสานคณะกรรมการหรือผู้ร่วมประชุมเข้าประชุมเกินกึ่งหนึ่ง
เพื่อให้ครบองค์ประชุม
๓) จดหมายเชิญประชุมควรส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย ๗ วัน
ื่
ก่อนการประชุม เพอให้เตรียมตัวเข้าประชุม หรือเตรียมเรื่องเพอเสนอเข้าที่ประชุม หรือหากมีธุระจะได้แจ้งให้
ื่
หน่วยงานผู้จัดประชุมทราบโดยทันที
๔) แจ้งเรื่องที่จะประชุม วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน
๕) ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ ไม่เขียนเยิ่นเย้อ วกวน เพราะจะทำให้
ผู้อ่านเข้าใจความหมายไม่ถูกต้อง
๖) การเขียนจดหมายเชิญประชุม อาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญ
ประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากได้
๗) การประชุมต้องมีเป้าหมายที่แน่นอนและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม
๘) จัดเตรียมอุปกรณ์ให้เหมาะสมกับเอกสารที่จะนำเสนอ
๙) ตรวจสอบระบบประชุมอเล็กทรอนิกส์ มทร.พระนคร (e-Meeting) และเครื่อข่าย
ิ
อินเตอร์เน็ตไร้สายให้พร้อมใช้งานก่อนเริ่มประชุม อย่างน้อย ๓๐ นาที
