Page 28 - 7-4edoc

25

4.2 เทคนิคการปฏิบัติงาน

1. หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณ

กลางปฏิบัติตามที่ก าหนดไว้ในส่วนนี้
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้
ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษา

ความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
การลงทะเบียนหนังสือรับ งานสารบรรณสามารถลงทะเบียนหนังสือรับได้ 2 วิธี คือ
1. การลงทะเบียนรับแบบ Online หมายถึง การลงทะเบียนรับหนังสือผ่านระบบงาน
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (เลือกจากเมนูระบบงานสารบรรณ/รอลงรับ)
2. การลงทะเบียนรับหนังสือแบบ Manual หมายถึง การรับหนังสือราชการที่มีเจ้าหน้าที่

สารบรรณจากสถาบัน ส านัก กอง ศูนย์ ภายในส านักงานอธิการบดีหรือคณะต่าง ๆ น า มาส่งให้ที่หน่วยงาน
ของผู้รับ เจ้าหน้าที่งานสารบรรณในหน่วยงานเป็นผู้เซ็นชื่อรับเอกสาร/ลงวันที่รับ
2.1 การลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ 13 ท้ายระเบียบส านัก

นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1.1 ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน
2.1.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขล าดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงล าดับติดต่อกันไป
ตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ตรารับหนังสือ

2.1.3 ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
2.1.4 ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือที่รับเข้ามา
2.1.5 จาก ให้ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่
ไม่มีต าแหน่ง

2.1.6 ถึง ให้ลงต าแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีต าแหน่ง
2.1.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเสียงให้ลงสรุปเรื่องย่อ
2.1.8 การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

2.1.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
2.2 การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน สาร
บรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร