Page 24 - 7-4edoc

21

ภาระงาน ระเบียบการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง

7) การจัดท าบันทึกเอกสาร 1. การจัดท าบันทึกเอกสารทั่วไป
ทั่วไปและเอกสารการเงิน - หนังสือโต้ตอบภายในมหาวิทยาลัย แบ่งออกเป็น 3 ชุด ดังนี้
ชุดที่ 1 ส่งไปคณะหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในและ
ภายนอก
ชุดที่ 2 เก็บไว้อ้างอิงที่งานสารบรรณ

ชุดที่ 3 ส่งคืนเจ้าของเรื่อง
- หนังสือโต้ตอบภายในหน่วยงาน แบ่งออกเป็น 2 ชุด
ชุดที่ 1 เก็บที่งานสารบรรณ

ชุดที่ 2 ส่งคืนเจ้าของเรื่อง
2. การจัดท าบันทึกเอกสารการเงิน
เมื่อมีหนังสือส่งถึงกองคลัง เรื่องการขออนุมัติเบิกจ่ายเงินที่
ผู้บริหารพจารณาลงนามอนุมัติให้เบิกจ่ายได้เสร็จสิ้นเป็นที่เรียบร้อย
ิ
แล้ว งานสารบรรณจะด าเนินการ ดังนี้
2.1 ด าเนินการสแกนหนังสือเฉพาะใบหน้าเท่านั้น
2.2 ส่งเข้าระบบ E-doc
2.3 ลงบันทึกในเล่มทะเบียนหนังสือส่ง

2.4 ถ่ายส าเนาเอกสารทั้งชุด น าส่งคืนเจ้าของเรื่อง
2.5 (ต้นฉบับ)น าส่งกองคลัง และให้งานสารบรรณกองคลัง
เซ็นชื่อผู้รับเอกสาร (ส าเนา)ส่งคืนเจ้าของงาน

3.2 ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน

ในการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ-ส่งหนังสือระบบสารบรรณ

อเล็กทรอนิกส์เล่มนี้ งานสารบรรณของส านักประกันคุณภาพมีข้อจ ากัดอยู่หลายประการ ทั้งระเบียบ
ิ
กฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานด้านเอกสารทั้งหมด มีแนวปฏิบัติงานที่เป็นระบบหลายขั้นตอน

ี
ซึ่งมุ่งเน้นการตรวจสอบความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการที่มีประสิทธิภาพ มีสมาธิ ความละเอยด
รอบคอบ ช่างสังเกต รักงานด้านบริการและต้องด าเนินงานให้ทันเวลาหรือก่อนเวลาที่ก าหนด
ดังนั้น ผู้ที่ปฏิบัติงานสารบรรณควรจะต้องมีคุณสมบัติดังกล่าวข้างต้น ส่งผลถึงการให้บริการที่ผู้ปฏิบัติงาน

ต้องบริหารเวลาให้เหมาะสมในการด าเนินงานด้านเอกสาร หาไม่แล้วจะเกิดข้อผิดพลาดและสูญเสียเวลา
อนมีค่าขึ้นได้จากการปฏิบัติงาน ผู้ที่ต้องการใช้คู่มือการปฏิบัติงานเล่มนี้สามารถเรียนรู้จากประสบการณ์
ั
ของผู้เขียน และสามารถน ามาปรับใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างสะดวก รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร