Page 11 - บทความแนวปฏิบัติที่ดี KM มทร.+2 ครั้งที่ 10
P. 11
5
1. ขั้นตอนก่อนเดินทางไปราชการต่างประเทศด าเนินการ ดังนี้
1.1 วางแผนงานให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์ของวิทยาลัยนาฏศิลปลพบุรี และสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์
1.2 ตั้งชื่อโครงการให้ระบุค าว่าประชุม ฝึกอบรม สัมมนา ศึกษาดูงาน หรือเผยแพร่ เพื่อให้เบิกค่าใช้จ่าย
ได้ตามระเบียบกระทรวงการคลัง
1.3 ขออนุมัติหลักการโครงการฯ ต่ออธิการบดีสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์
1.4 ท าหนังสือขออนุมัติด าเนินโครงการฯเสนอต่ออธิการบดีสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์ (ผ่านงานแผนและ
งบประมาณ)แนบหนังสือขออนุมัติหลักการ และเอกสารประสานงานกับหน่วยงานต่างประเทศ
1.5 ท าหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการต่างประเทศ พร้อมทั้งแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง
1.6 ติดต่อกับหน่วยงานต่างประเทศที่ด าเนินโครงการร่วมกัน เตรียมเอกสารจดหมายเชิญ จดหมายขอ
เข้าเยี่ยมชม จดหมายตอบรับการเชิญ จดหมายขอบคุณ
1.7 ขอหนังสือเดินทางไปราชการต่างประเทศ
1.8 ขอหนังสือท าวีซ่าและหนังสือรับรองคณะเดินทางในการเดินทางไปราชการต่างประเทศ บางประเทศ
จะต้องท าตรวจลงตราหนังสือเดินทาง หรือวีซ่า
1.9 การด าเนินงานด้านอื่นๆ เช่นการซื้อตั๋วเครื่องบิน ให้ข้าราชการที่จะเดินทางไปราชการต่างประเทศ
ซื้อบัตรโดยสารเครื่องบินจากบริษัท การบินไทย (ภาคราชการ) ซึ่งจะต้องจัดท าหนังสือสอบถามที่นั่งและราคาค่า
บัตรโดยสารเครื่องบินและน าหนังสือแจ้งตอบของบริษัทการบินไทยแนบเรื่องประกอบการอนุมัติในกรณีที่ส่วน
ราชการซื้อบัตรโดยสารเครื่องบินผ่านบริษัททัวร์ ต้องท าหนังสือสอบถามราคาบัตรโดยสารเครื่องบินจากบริษัทการ
บินไทย เพื่อเปรียบเทียบราคาและใช้เป็นหลักฐานประกอบการเบิก และท าหนังสือถึงอธิการบดีสถาบันบัณฑิต
พัฒนศิลป์ เพื่อขออนุมัติใช้ใบเสร็จรับเงินของบริษัททัวร์ โดยแนบหลักฐานของบริษัททัวร์ ได้แก่ ใบเสนอราคา
หนังสือทะเบียนการค้า ส าเนาบัตรประชาชน และส าเนาสมุดบัญชีธนาคาร
ในกรณีการเดินทางไปราชการที่มีสัมภาระมีน้ าหนักมากเกินที่สายการบินก าหนดให้ผู้เดินทางต้องยื่น
หนังสือขอความอนุเคราะห์เพิ่มน้ าหนักสัมภาระไปยังสายการบินที่ใช้บริการ โดยอธิการบดีสถาบันบัณฑิตพัฒน
ศิลป์เป็นผู้ลงนามหนังสือ
การท าหนังสือขอบคุณกรณีเยี่ยมชมศึกษาดูงานหรือท าบันทึกข้อตกลงควรมีหนังสือขอบคุณจากสถาบัน
บัณฑิตพัฒนศิลป์หนังสือรับรองคณะเดินทางในการเดินทางไปราชการต่างประเทศที่ได้รับการมอบหมายจาก
สถาบันฯ ควรมีหนังสือรับรอง ผู้เดินทาง/คณะผู้เดินทางจากสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์เป็นภาษาอังกฤษ เพื่อ
ความสะดวกในการผ่านด่านตรวจคนเข้าเมืองของแต่ละประเทศโดยท าหนังสือจากสถาบันฯ ผ่านงานวิเทศสัมพันธ์
ถึงอธิการบดีสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์ เพื่อลงนามในหนังสือรับรองคณะเดินทางดังกล่าว การเปลี่ยนแปลงรายชื่อ
ผู้เดินทางหรือก าหนดการเดินทางต้องท าหนังสือ โดยอ้างถึงหนังสือขออนุมัติเดินทางฉบับเดิม พร้อมแนบหลักฐาน
การจัดซื้อของที่ระลึกจะต้องระบุในประมาณค่าใช้จ่ายและขออนุมัติด าเนินงาน
1.10 การด าเนินการเกี่ยวกับการเงินได้แก่ ท าหนังสือขออนุมัติยืมเงินทดรองราชการ (แนบสัญญายืม
เงิน 2 ฉบับ)พร้อมแนบเอกสารดังนี้ โครงการขออนุมัติเดินทาง ก าหนดการ (กรณีด าเนินการเอง)ท าหนังสือขอ
อนุมัติจัดจ้าง(กรณีจ้างบริษัททัวร์) พร้อมใบเสนอราคา และเอกสารแนบอื่นๆ ตามระเบียบราชการ เอกสารการ
เดินทางไปราชการต่างประเทศ
ขั้นตอนก่อนเดินทางไปราชการต่างประเทศนี้เป็นการรวบรวมความรู้ที่ได้จากการสัมภาษณ์แบบสนทนา
กลุ่มจากผู้ทรงคุณวุฒิตรวจสอบข้อมูลโดยใช้วิธีการแบบสามเส้าสอดคล้องตามคู่มืองานวิเทศสัมพันธ์ สถาบัน
