Page 180 - 5-7meeting
P. 180
๑๔๒
5. การเข้า ออกห้องประชุมต้องท าความเคารพประธานทุกครั้ง และไม่ควรเดินเข้า ออก
ห้องประชุมบ่อยครั้งจนเกินไป
6. หากมีภารกิจที่ท าให้ไม่สามารถอยู่ประชุมได้จนถึงเวลาที่ก าหนดให้ขออนุญาตประธาน
ที่ประชุมก่อนด าเนินการประชุม
7. ไม่ควรน ามติที่ประชุมที่เป็นเรื่องลับออกไปเปิดเผยให้บุคคลภายนอกรับทราบ
8. เมื่อออกนอกห้องประชุมไม่ควรวิจารณ์ข้อคิดเห็นที่ได้มีการลงมติในที่ประชุมแล้ว
การด าเนินการบทบาทของฝ่ายเลขานุการ
๑. จัดเตรียมความพร้อมของเอกสารการประชุมเพื่อแจกผู้เข้าประชุม
2. ดูแล ความเรียบร้อยและความพร้อมของห้องประชุม
3. ต้อนรับผู้เข้าประชุม และดูแลให้ผู้เข้าประชุมลงทะเบียนในใบลงชื่อผู้เข้าประชุม และ
เมื่อผู้เข้าประชุมครบแล้ว เรียนเชิญประธานการประชุมด าเนินการประชุม
4. ดูแลและอานวยความสะดวกแก่ผู้เข้าประชุมด้านอาหาร เครื่องดื่ม เอกสารการประชุม
และเรื่องอื่นตามที่ผู้เข้าประชุมต้องการ
5. บันทึกการประชุม จัดท ารายงานการประชุม แจ้งผู้เข้าประชุมและผู้เกี่ยวข้องทราบและ
พิจารณาด าเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง
6. จัดเก็บระเบียบวาระการประชุม เอกสารประกอบการประชุม รายงานการประชุม ไว้เป็น
ข้อมูลในการปฏิบัติงาน
การด าเนินการหลังการประชุมของฝ่ายเลขานุการ
1. ถอดเทปการประชุมและจัดท ารายงานการประชุม
2. เสนอรายงานการประชุมให้เลขาที่ประชุมตรวจทาน
3. แก้ไขรายงานการประชุม
4. เสนอผู้บริหารพิจารณารายงานการประชุมและลงนามในหนังสือ
5. ส่งรายงานการประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณาและรับรองรายงานการประชุมและด าเนินการ
ตามมติที่ประชุม ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
6. ติดตามผลการด าเนินการตามมติที่ประชุม และสรุปผลการด าเนินการตามมติที่ประชุม
เพื่อน าเสนอในการประชุมครั้งต่อไป
ขั้นตอนหลังการประชุม
๑๑. ถอดเทปการประชมและจัดท ารายงานการประชุม
ุ
ฝ่ายเลขานุการ จะด าเนินการถอด เทปการประชุมเมื่อการประชุมนั้นเสร็จสิ้น การถอดเทป
การประชุม ผู้เขียนรายงานการประชุมอาจเป็นผู้ถอดเทปเองหรือในการถอดเทปอาจมีเจ้าหน้าที่ช่วยใน
การถอดเทปโดยผู้มีหน้าที่ถอดเทปการประชุม จะถอดเทปทุกค าพด และผู้เขียนรายงานการประชุม
ู
เป็นผู้สรุปเนื้อหาของแต่ละระเบียบวาระ ก็ได้เช่นเดียวกัน
